Техническая документация

Глава 1.8. Техническая документация

1.8.1. У каждого Потребителя должна быть следующая техническая документация:

генеральный план с нанесенными зданиями, сооружениями и подземными электротехническими коммуникациями;

утвержденная проектная документация (чертежи, пояснительные записки и др.) со всеми последующими изменениями;

акты приемки скрытых работ, испытаний и наладки электрооборудования. приемки электроустановок в эксплуатацию;

исполнительные рабочие схемы первичных и вторичных электрических соединений;

акты разграничения сетей по имущественной (балансовой) принадлежности и эксплуатационной ответственности между энергоснабжающей организацией и Потребителем;

технические паспорта основного электрооборудования, зданий и сооружений энергообъектов, сертификаты на оборудование и материалы, подлежащие обязательной сертификации;

производственные инструкции по эксплуатации электроустановок;

должностные инструкции по каждому рабочему месту, инструкции по охране труда на рабочих местах (оператору персональной электронно-вычислительной машины (далее - ПЭВМ), по применению переносных электроприемников и т.п.), инструкции по пожарной безопасности, инструкции по предотвращению и ликвидации аварий, инструкции по выполнению переключений без распоряжений, инструкция по учету электроэнергии и ее рациональному использованию, инструкции по охране труда для работников, обслуживающих электрооборудование электроустановок. Все инструкции разрабатываются с учетом видов выполняемых работ (работы по оперативным переключениям в электроустановках. верхолазные работы, работы на высоте, монтажные, наладочные, ремонтные работы, проведение испытаний и измерений и т.п.) и утверждаются руководителем Потребителя.

Комплект указанной выше документации должен храниться у Потребителя и при изменении собственника передаваться в полном объеме новому владельцу. Порядок хранения документации устанавливается руководителем Потребителя.

1.8.2. У каждого Потребителя для структурных подразделений должны быть составлены перечни технической документации, утвержденные техническим руководителем. Полный комплект инструкций должен храниться у ответственного за электрохозяйство цеха, участка и необходимый комплект - у соответствующего персонала на рабочем месте.

Перечни должны пересматриваться не реже 1 раза в 3 года.

В перечень должны входить следующие документы:

журналы учета электрооборудования с перечислением основного электрооборудования и с указанием их технических данных, а также присвоенных им инвентарных номеров (к журналам прилагаются инструкции по эксплуатации и технические паспорта заводов-изготовителей, сертификаты, удостоверяющие качество оборудования, изделий и материалов, протоколы и акты испытаний и измерений, ремонта оборудования и линий электропередачи, технического обслуживания устройств РЗА);

чертежи электрооборудования, электроустановок и сооружений, комплекты чертежей запасных частей, исполнительные чертежи воздушных и кабельных трасс и кабельные журналы;

чертежи подземных кабельных трасс и заземляющих устройств с привязками к зданиям и постоянным сооружениям и указанием мест установки соединительных муфт и пересечений с другими коммуникациями;

общие схемы электроснабжения, составленные по Потребителю в целом и по отдельным цехам и участкам (подразделениям);

акты или письменное указание руководителя Потребителя по разграничению сетей по балансовой принадлежности и эксплуатационной ответственности между структурными подразделениями (при необходимости);

комплект производственных инструкций по эксплуатации электроустановок цеха, участка (подразделения) и комплекты необходимых должностных инструкций и инструкций по охране труда для работников данного подразделения (службы);

- имеющих право выполнения оперативных переключений, ведения оперативных переговоров, единоличного осмотра электроустановок и электротехнической части технологического оборудования;

- имеющих право отдавать распоряжения, выдавать наряды;

- которым даны права допускающего, ответственного руководителя работ, производителя работ, наблюдающего;

- допущенных к проверке подземных сооружений на загазованность;

- подлежащих проверке знаний на право производства специальных работ в электроустановках;

перечень газоопасных подземных сооружений, специальных работ в электроустановках;

ВЛ. которые после отключения находятся под наведенным напряжением;

перечень работ, разрешенных в порядке текущей эксплуатации;

электроустановок, где требуются дополнительные мероприятия по обеспечению безопасности производства работ;

должностей инженерно-технических работников (далее - ИТР) и электротехнологического персонала, которым необходимо иметь соответствующую группу по электробезопасности;

профессий и рабочих мест, требующих отнесения персонала к группе I по электробезопасности;

разделение обязанностей электротехнологического и электротехнического персонала;

электроустановок, находящихся в оперативном управлении;

перечень сложных переключений, выполняемых по бланкам переключений;

средств измерений, переведенных в разряд индикаторов;

инвентарных средств защиты, распределенных между объектами.

1.8.3. Все изменения в электроустановках, выполненные в процессе эксплуатации. должны своевременно отражаться на схемах и чертежах за подписью ответственного за электрохозяйство с указанием его должности и даты внесения изменения.

Информация об изменениях в схемах должна доводиться до сведения всех работников, для которых обязательно знание этих схем, с записью в журнале учета работ по нарядам и распоряжениям.

1.8.4. Обозначения и номера на схемах должны соответствовать обозначениям и номерам, выполненным в натуре.

1.8.5. Соответствие электрических (технологических) схем (чертежей) фактическим эксплуатационным должно проверяться не реже 1 раза в 2 года с отметкой на них о проверке.

1.8.6. Комплект схем электроснабжения должен находиться у ответственного за электрохозяйство на его рабочем месте.

Оперативные схемы электроустановок данного цеха, участка (подразделения) и связанных с ними электрически других подразделений должны храниться на рабочем месте оперативного персонала подразделения.

Основные схемы вывешиваются на видном месте в помещении данной электроустановки .

1.8.7. Все рабочие места должны быть снабжены необходимыми инструкциями: производственными (эксплуатационными), должностными, по охране труда и о мерах пожарной безопасности.

1.8.8. В случае изменения условий эксплуатации электрооборудования в инструкции вносятся соответствующие дополнения, о чем сообщается работникам, для которых обязательно знание этих инструкций, под роспись.

Инструкции пересматриваются не реже 1 раза в 3 года.

1.8.9. На рабочих местах оперативного персонала (на подстанциях, в распределительных устройствах или в помещениях, отведенных для обслуживающего электроустановки персонала) должна вестись следующая документация:

оперативная схема, а при необходимости и схема-макет. Для Потребителей, имеющих простую и наглядную схему электроснабжения, достаточно иметь однолинейную схему первичных электрических соединений, на которой не отмечается фактическое положение коммутационных аппаратов;

журнал учета работ по нарядам и распоряжениям;

журнал выдачи и возврата ключей от электроустановок;

журнал релейной защиты, автоматики и телемеханики;

журнал или картотека дефектов и неполадок на электрооборудовании;

ведомости показаний контрольно-измерительных приборов и электросчетчиков;

журнал учета электрооборудования;

На рабочих местах должна также иметься следующая документация:

- имеющих право выполнения оперативных переключений, ведения оперативных переговоров, единоличного осмотра электроустановок и электротехнической части технологического оборудования;

- имеющих право отдавать распоряжения, выдавать наряды;

- которым даны права допускающего, ответственного руководителя работ, производителя работ, наблюдающего;

- допущенных к проверке подземных сооружений на загазованность;

- подлежащих проверке знаний на право производства специальных работ в электроустановках;

списки ответственных работников энергоснабжающей организации и организаций-субабонентов, имеющих право вести оперативные переговоры;

перечень оборудования, линий электропередачи и устройств РЗА, находящихся в оперативном управлении на закрепленном участке;

производственная инструкция по переключениям в электроустановках;

бланки нарядов-допусков для работы в электроустановках;

перечень работ, выполняемых в порядке текущей эксплуатации .

В зависимости от местных условий (организационной структуры и формы оперативного управления, состава оперативного персонала и электроустановок, находящихся в его оперативном управлении) в состав оперативной документации может быть включена следующая документация:

журнал регистрации инструктажа на рабочем месте;

однолинейная схема электрических соединений электроустановки при нормальном режиме работы оборудования;

список работников, имеющих право отдавать оперативные распоряжения;

журнал по учету противоаварийных и противопожарных тренировок;

журнал релейной защиты, автоматики и телемеханики и карты уставок релейной защиты и автоматики;

местная инструкция по предотвращению и ликвидации аварий;

перечень сложных оперативных переключений;

Объем оперативной документации может быть дополнен по решению руководителя Потребителя или ответственного за электрохозяйство.

1.8.10. Оперативную документацию периодически (в установленные в организации сроки, но не реже 1 раза в месяц) должен просматривать вышестоящий оперативный или административно-технический персонал и принимать меры к устранению обнаруженных недостатков.

1.8.11. Оперативная документация, диаграммы регистрирующих контрольно-измерительных приборов, ведомости показаний расчетных электросчетчиков, выходные документы, формируемые оперативно-информационным комплексом автоматизированных систем управления (далее - АСУ), относятся к документам строгого учета и подлежат хранению в установленном порядке.

Хранение должностной инструкции

В вашем браузере отключен JavaScript, поэтому некоторое содержимое портала может отображаться некорректно. Для правильной работы всех функций портала включите, пожалуйста, JavaScript в настройках вашего браузера.

Внимание! У вас установлена устаревшая версия браузера: Opera 10.0.

Использование устаревшей версии браузера потенциально опасно и может привести к некорректному отображению сайта.
Обратите внимание на то, что мы не проверяем работоспособность и не поддерживаем корректную работу сайта в устаревших версиях браузеров.

Что же делать?
Вы можете самостоятельно или с помощью системного администратора вашей организации
скачать бесплатно и установить один из популярных современных браузеров:

Свиток: ПОСТАНОВЛЕНИЕ МИНИСТЕРСТВА ЮСТИЦИИ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ 24 мая 2012 г. № 140 О некоторых мерах по реализации Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 года «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь»

30. Должностные инструкции 50 лет 50 лет После замены новыми.
работникам Типовые - постоянно по месту
утверждения
.

638. Личные дела, в том числе декларации о доходах и имуществе:
.
638.3. работников организаций 75 лет ЭПК 75 лет

Отсюда вывод - в личное дело должностные инструкции включать не стоит т.к. разные сроки хранения

Свиток: ПОСТАНОВЛЕНИЕ МИНИСТЕРСТВА ЮСТИЦИИ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ 19 января 2009 г. № 4 Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях

170. В дела группируются документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих, личных и судебных дел.

Документы постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения группируются в отдельные дела. Допускается временная группировка в одном деле документов с различными сроками хранения, связанных решением одного вопроса. По окончании делопроизводственного года такие дела расформировываются, а документы группируются в самостоятельные дела в зависимости от сроков их хранения.

оформите должностные инструкции в отдельное дело.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

поверьте, гораздо удобнее держать их в отдельной папке, ну и что, что одинаковых должностей нет, один уволится - новый работник в той же распишется - искать не нужно, всё централизовано хранится. А то уволится работник, вы его должностную с его личным делом в архив отправите (а, заметьте, как уже отметили, в состав личного дела должностная не входит, сроки хранения личного дела и должностной инструкции существенно отличаются и тем самым вы раздуваете архив), а потом новый сотрудник на эту должность придёт не сразу, а через какое-то время, вам придётся либо искать эту должностную среди закрытых личных дел, либо возиться с утверждением новой. Зачем усложнять себе жизнь?

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

Для того чтобы ответить в этой теме Вам необходимо войти в систему или зарегистрироваться .

• Бухгалтеру
• Экономисту
• Юристу

Если ценный и важный кандидат, с которым вы ударили по рукам, не выходит на работу…

Пользуются ли в вашей организации мужчины гарантиями, предоставляемыми работающим женщинам-матерям?

Готовитесь ли вы принимать на работу граждан для прохождения альтернативной службы?

Хранение должностных инструкций на рабочем месте

Программа профессиональной переподготовки «Управление персоналом (Профессиональный стандарт)»
Очно-дистанционный курс профессиональной переподготовки Национального союза кадровиков и Московского технологического университета (МИРЭА) в соответствии с требованиями профессионального стандарта «Специалист по управлению персоналом». Диплом государственного образца государственного университета о прохождении профессиональной переподготовки и удостоверение Национального союза кадровиков.

28 Сен, 2016 г. - 19:03

26 Сен, 2016 г. - 14:48

28 Сен, 2016 г. - 17:47

О сайте
Обсуждения, касающиеся работы сайта. Здесь Вы можете задавать вопросы о том, как пользоваться тем или иным сервисом.
Модераторы Skate. luna198. Евгений К.

08 Сен, 2016 г. - 16:53

Разработка должностных инструкций

Поговорим о том, какие сложности встречаются при составлении должностной инструкции и оформлении реквизитов. А также скажем несколько слов о процедуре внесения изменений в этот локальный акт.

Из этой статьи вы узнаете :

• порядок составления должностных инструкций;
• как часто надо вносить изменения в должностные инструкции;
• каковы сроки должностных инструкций;
• кому надо изучить должностные инструкции.

Зарегистрируйтесь. чтобы получить доступ к обширной базе правовых документов

Рассмотрим в каких случаях, исходя из специфики компании, целесообразно отступить от традиционного формата инструкций и включить в документ такие дополнительные разделы, как «Функции и задачи», «Взаимоотношения и связи по должности» и «Критерии эффективности работы»*.

Раздел «Функции и задачи» стал встречаться в должностных инструкциях достаточно часто. На наш взгляд, этот раздел наиболее необходим для менеджеров, которые в первую очередь выполняют функции управления. (Напомним, что в менеджменте обычно выделяют несколько основных функций управления: планирование, организация, мотивация, координация, контроль, анализ, коммуникация.) В зависимости от уровня управления (например, всей организацией (высшее звено), структурным подразделением (среднее звено)) функционально разграничиваются масштаб и предел полномочий, а также степень детализации выполняемых функций.

Раздел «Взаимоотношения и связи по должности» целесообразно включить в должностную инструкцию, если есть необходимость очертить круг должностных лиц, с которыми взаимодействует работник, а также когда нужно прописать порядок и сроки обмена служебной информацией.

Такой раздел следует включить в инструкцию и в случае, если структура организации сложна и наряду с линейными и функциональными подразделениями существуют различные адаптивные структуры (проектные, матричные). Само существование таких структур предполагает сложную иерархию (например, подчинение одновременно руководителю линейного подразделения и руководителю проекта, а также руководство сотрудниками из различных подразделений). Поэтому возникает необходимость указать в должностной инструкции наличие и состав подчиненных либо подчиненность работника вышестоящим сотрудникам.

Раздел «Критерии эффективности работы» необходим в должностной инструкции, если в компании наряду с системой мотивации персонала действует система контроллинга. В инструкции фиксируются показатели, по которым оценивается работа сотрудника, и устанавливаются их плановые значения. Однако если специфика деятельности предполагает периодическую корректировку нормативов, в должностной инструкции можно закрепить только сами критерии оценки, а конкретные значения показателей фиксировать в отдельном документе (например, в плане работы сотрудника на определенный период).

Во многих продвинутых компаниях в должностные инструкции включаются требования к персоналу. Давайте разберемся, насколько это целесообразно. В практике работы западных компаний для этого существуют специальные внутренние документы (такие как спецификация должности, карты или модели компетенций), в которых и находят отражение такие требования. Устанавливая, какими компетенциями (знаниями, умениями, навыками, личностными характеристиками) должен обладать человек, замещающий определенную должность, компания имеет в виду, что наличие этих качеств и их выраженность в необходимой степени будут обеспечивать выполнение должностных обязанностей наилучшим образом.

В результате составления такой спецификации появляется описание идеального сотрудника. На практике, однако, подобрать сотрудника, обладающего полным набором качеств, очень трудно. Если указать эти качества в должностной инструкции, то возникает ситуация, когда человек занимает должность, требованиям которой не вполне соответствует. Вот поэтому личностные требования в должностную инструкцию, как правило, не включаются, а создается другой внутренний документ, который используется для поиска и отбора персонала, а также для проведения оценочных и иных кадровых процедур.

Дадим еще несколько советов по формированию традиционных разделов должностных инструкций. Как показывает практика, специалисты кадровых служб наибольшие затруднения испытывают при определении объема и логического построения раздела «Должностные обязанности». К формированию этого раздела существует два основных подхода. Первый используется, если по должности определен функциональный блок (это, как правило, не более шести-семи функций). В этом случае необходимо внутри каждого блока определить шесть-семь должностных обязанностей (такое соотношение считается оптимальным). Второй подход уместен, если функциональные блоки в инструкции не выделены. Тогда должностные обязанности целесообразно разделить на две подгруппы: те, что работник выполняет самостоятельно, и те, в которых он участвует наряду с другими работниками.

Часто возникают вопросы при написании раздела «Права». Определить перечень прав, которыми обладает работник для выполнения должностных обязанностей, будет более удобно, представив их в виде нескольких смысловых блоков:

• право самостоятельно принимать решения в пределах своей компетенции;
• получать информацию, которая необходима для реализации должностных обязанностей;
• контролировать вопросы и действия в пределах своих полномочий;
• давать распоряжения, указания, требовать установленных действий от подчиненных;
• согласовывать, подписывать, утверждать документы;
• вносить предложения по совершенствованию рабочих процессов.

1. Не используйте расплывчатых формулировок и не допускайте излишней детализации. Руководствуйтесь принципом «разумной достаточности».

2. Используйте единый подход к построению должностных инструкций. Однотипные функции работников разных подразделений формулируйте единообразно.

В состав обязательных реквизитов должностной инструкции включают наименование организации, наименование документа, дату и номер документа, заголовок к тексту (наименование должности), гриф утверждения, подпись разработчика документа, визы согласования, отметку об ознакомлении работника с документом.

Поговорим о требованиях к реквизитам, которые вызывают наибольшее количество вопросов. Одним из таких реквизитов, как ни странно, является наименование организации. При оформлении этого реквизита необходимо помнить, что наименование организации. издавшей документ, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Сокращенное наименование организации приводят, только если оно также закреплено в учредительных документах. Сокращенное наименование указывают в скобках и помещают ниже полного наименования или непосредственно за ним. Если документ издан филиалом, территориальным отделением или представительством, указывают и его название и располагают ниже наименования юридического лица, обособленным подразделением которого оно является. Над наименованием организации указывают сокращенное (а при его отсутствии – полное) наименование вышестоящей организации (если она есть).

Датой должностной инструкции является дата ее утверждения. Регистрационный номер состоит из порядкового номера, который может быть дополнен индексом по усмотрению организации. Место составления документа указывают в том случае, если его определение затруднено по реквизиту «наименование организации». Место составления (издания) указывают с учетом принятого административно-территориального деления. Оно может включать в себя только общепринятые сокращения. Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должностной инструкции должен отвечать на вопрос «кого?», например, должностная инструкция мастера, инженера, инспектора отдела кадров.

Вопрос этот далеко не праздный. Некоторые работники кадровых служб проводят работу по внесению изменений в должностные инструкции ежегодно. Такой подход не всегда оправдан. Должностная инструкция должна быть динамичным документом, но актуализировать ее следует не по истечении определенного времени, а в связи с происходящими в компании изменениями (см. схему).

Как правило, проблемы возникают, если изменения вносятся в должностную инструкцию в то время, когда должность не вакантна и изменения означают корректировку определенных сторонами условий трудового договора. В этом случае изданию приказа о внесении изменений в должностную инструкцию или утверждении инструкции в новой редакции должно предшествовать подписание соглашения между работником и работодателем об изменении условий трудового договора.

Особо следует оговорить случай перевода работника на другую работу, который допускается только с письменного согласия работника (за исключением случаев, предусмотренных ч. второй и третьей ст. 72 ТК РФ). Документальное оформление согласия работника будет зависеть от того, кто является инициатором перевода. Если сам работник, то согласие работника будет выражено его письменным заявлением. Если инициатива исходит от работодателя, то таким документом будет являться соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора. На основании документа, отражающего письменное согласие работника, издается приказ руководителя организации о переводе работника на другую должность, который в свою очередь является основанием для внесения изменений в должностную инструкцию.

Интересен случай, когда необходимо внести изменения в должностную инструкцию в связи с изменением организационных или технологических условий труда. К таким изменениям можно отнести изменение техники и введение новой технологии, совершенствование рабочих мест на основе их аттестации, структурную реорганизацию производства и т. п.** Напомним, что в случае трудового спора обязанность доказывать, что изменение условий трудового договора вызвано именно изменением организационных или технологических условий труда лежит на работодателе, поэтому все эти изменения должны быть подтверждены документально. Таким подтверждением сможет служить издание приказа, в котором необходимо обозначить, какие конкретно условия и перемены имеются в виду (ввод в эксплуатацию нового оборудования, автоматизация учета, внедрение новой технологии и т. д.). О таких изменениях работник должен быть уведомлен письменно, не позднее чем за два месяца.

Сроки должностных инструкций – период времени, в течение которого документ обязателен для работника и работодателя. Срок действия должностной инструкции специально ничем не ограничивается. Конечно, при составлении должностной инструкции в текст документа можно внести условие о сроке ее действия, однако это нерационально. По общему правилу, в том случае, если действующая инструкция устаревает, составляется и утверждается новая редакция должностной инструкции по вышеописанным правилам. С момента утверждения новой редакции должностной инструкции, старая утрачивает силу. При необходимости руководитель организации вправе издать приказ о признании должностной инструкции. утратившей силу. Поэтому срок действия должностной инструкции в самом документе, как правило, специально не оговаривается.

Должностная инструкция не относится к документам, которые обязательно должны быть у работодателя. Поэтому отсутствие должностной инструкции не является нарушением трудового законодательства и не угрожает работодателю административными штрафами.

Вместе с тем, этот документ очень полезен как для работника, так и для работодателя. Должностные инструкции регламентируют трудовые функции работников и являются важным нормативным актом локального значения. Необходимость должностных инструкций возникает при установлении должностных обязанностей работника, а также при возникновении трудового спора. Так, при отсутствии должностной инструкции, работодателю будет непросто доказать невыполнение или ненадлежащее выполнение работником трудовых обязанностей. Работнику, в свою очередь, имеет смысл не пропускать изучение должностных инструкций при подписании трудового договора.

Сроки хранения должностных инструкций определены Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения***. Сроки хранения устанавливаются в зависимости от того, какие инструкции, типовые (примерные) для определенных должностей или для конкретных работников (персональные ), принято разрабатывать в организации. Если инструкции типовые, то по месту разработки и утверждения хранение должностных инструкций постоянное, а в прочих организациях – до замены новыми. Если инструкции персональные, то они хранятся 75 лет в составе личных дел. Срок хранения недействующих редакций должностных инструкций – 3 года (п.77 раздела 2 Перечня типовых управленческих архивных документов).

* Обычно должностная инструкция включает в себя следующие разделы: общие положения, должностные обязанности, должностные права, ответственность

** Пункт 21 постановления Пленума Верховного Суда от 17 марта 2004 г. №2

*** Утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558

12 кадровых документов, которые помогут пройти любую проверку

Алгоритм порядка разработки и утверждения должностной инструкции

Наличие должностной инструкции, в первую очередь, выгодно нанимателю. Она необходима при приеме на работу и увольнении, при организации труда, и для обоснованного привлечения работника к дисциплинарной (или материальной) ответственности, и в части документооборота и т.д. А вот работники заинтересованы в отсутствии такого документа, так как без него они ни за что не отвечают. Поэтому при наличии или введении в штатное расписание должности для нее в обязательном порядке следует разработать соответствующую должностную инструкцию.

Как правило, разработка должностных инструкций происходит с участием кадровой службы организации. В этой статье мы расскажем, как правильно составить должностную инструкцию, чтобы в дальнейшем у вас не возникало спорных ситуаций с работниками.

Важность наличия должностной инструкции

При приеме на работу

Прежде всего наличие этого документа важно для урегулирования вопросов в сфере трудовых отношений, например для осуществления обоснованного отказа в приеме на работу.

Так, запрещен необоснованный отказ в приеме на работу для отдельных категорий работников (ст. 16 Трудового кодекса РБ (далее – ТК)). Если все необходимые для выполнения работы требования к работнику будут закреплены в должностной инструкции, то вы сможете доказать, что отказ в приеме на работу был обоснованным. Отсутствие должностной инструкции означает, что соискатель должен соответствовать требованиям, предъявляемым Единым квалификационным справочником должностей служащих и Единым тарифно-квалификационным справочником работ и профессий рабочих. Между тем данные справочники содержат весьма примерные требования к соискателям и не учитывают организационных, региональных и других особенностей, предъявляемых нанимателями. Таким образом, при отсутствии должностной инструкции будет сложнее обосновать отказ в приеме на работу, чем при ее наличии.

При увольнении с работы

Наличие должностной инструкции также важно и при увольнении работника, например в качестве обоснования законности увольнения работника по окончании испытательного срока. Каждая из сторон вправе расторгнуть трудовой договор с предварительным испытанием либо до истечения срока предварительного испытания, предупредив об этом другую сторону письменно за 3 дня, либо в день истечения срока предварительного испытания (ст. 29 ТК).

При этом вы обязаны указать причины, послужившие основанием для признания работника не выдержавшим испытания. Причем работник имеет право обжаловать решение нанимателя в суд. При рассмотрении дела суд будет рассматривать вопрос о том, какие именно обязанности должен был выполнять работник и какие причины послужили основанием для признания его не выдержавшим испытание. Таким образом, вам необходимо представить доказательства законности и обоснованности расторжения трудового договора по рассматриваемому основанию. В качестве одного из таких доказательств может выступать должностная инструкция. В результате сравнения должностной инструкции с фактически выполняемой работником работой вы сможете доказать, какие именно обязанности работник не выполнил либо каким деловым качествам он не отвечает.

Должностная инструкция также может выступать в качестве обоснования законности увольнения работника за систематическое неисполнение им без уважительных причин обязанностей, возложенных на него трудовым договором или Правилами внутреннего трудового распорядка, если к работнику ранее применялись меры дисциплинарного взыскания (п. 4 ст. 42 ТК).

Для правильной организации труда

Наличие данного документа также необходимо при организации труда:

– для распределения трудовых обязанностей между работниками, установления четких отношений подчиненности между ними; – временного перевода работника на другую работу; – оценки добросовестности и полноты осуществления работником трудовой функции; – эффективного проведения аттестации рабочих мест и персонала; – обоснованного привлечения работника к дисциплинарной и (или) материальной ответственности; – чтобы обязать сотрудника выполнять свою работу в установленных рамках.

Дисциплинарный проступок – это противоправное, виновное неисполнение или ненадлежащее исполнение работником своих трудовых обязанностей (ст. 197 ТК). Таким образом, для наложения дисциплинарного взыскания вы прежде всего должны выяснить, входили ли обязанности, за неисполнение или ненадлежащее исполнение которых к работнику намерены применить дисциплинарное взыскание, в круг его трудовых обязанностей. Ответить на этот вопрос без должностной инструкции крайне проблематично.

При организации документооборота

Должностная инструкция незаменима в части организации документооборота.

Круг обязанностей работника определен прежде всего трудовым договором (контрактом), в котором вы должны предусмотреть специальный раздел, регламентирующий должностные обязанности работника (его трудовую функцию). Однако, чтобы полностью описать трудовую функцию, требуется значительный объем текста, нецелесообразный для договора. Поэтому зачастую в него включаются только основные положения трудовой функции работника и общее описание должности. А все уточнения и разъяснения берет на себя должностная инструкция.

В сфере налоговых отношений

В наличии должностных инструкций на работников организации заинтересованы и ваши коллеги из бухгалтерии. Должностные инструкции будут являться обоснованием для отдельных расходов организации: на обучение работника, мобильную связь, приобретение для сотрудников проездных билетов на городской транспорт и т.п.

Например, должностная инструкция главному бухгалтеру может являться обоснованием расходов организации на обучение его английскому языку: если обязанность по повышению квалификации указана в его должностной инструкции, а потребность в таких знаниях связана с отсутствием в штате переводчика, а также с необходимостью применения знаний при ведении организацией внешнеэкономической деятельности.

Должностная инструкция как документ

Что представляет собой должностная инструкция?

Должностная инструкция является локальным нормативным правовым актом (п. 10 Общих положений Единого квалификационного справочника должностей служащих, утвержденных постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 30.03.2004 № 32 (далее – Общие положения ЕКСД)).

Это означает, что должностную инструкцию вы составляете на должность и не персонифицируете (т.е. она нацелена на регулирование должностных обязанностей неопределенного круга работников, поэтому в ней не указывается конкретная фамилия работника). Это, к примеру, подтверждается тем, что должностная инструкция может быть составлена на вакантную должность (чего не может быть в отношении индивидуальных документов, в которых обязательно указывается фамилия работника, например трудового договора).

Унифицированные требования к оформлению должностной инструкции

Единый порядок составления инструкции нормативными правовыми актами не предусмотрен. Следовательно, каждый наниматель решает эти вопросы самостоятельно, не забывая, однако, о требованиях, определенных Инструкцией по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция по делопроизводству). Кроме того, при составлении должностной инструкции вам необходимо соблюдать ее установленную форму, которая включена в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД), утвержденную приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 14.05.2007 № 25.

Следовательно, должностная инструкция должна быть разработана на основе Единого квалификационного справочника должностей служащих (соответствующий выпуск) и оформлена в соответствии с требованиями Государственного стандарта Республики Беларусь 6.38-2004 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (утвержден постановлением Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации при Совете Министров РБ от 21.12.2004 № 69, входит в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД), утвержденную приказом Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 14.05.2007 № 25).

Ниже приведем структуру должностной инструкции.

_____________________________ УТВЕРЖДАЮ
(наименование организации) _____________

(наименование должности руководителя организации)

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ _______ _________

______________ № __________ (подпись) (расшифровка подписи)
(место составления) ______________

Наименование должности руководителя структурного подразделения ______________ __________ (подпись)(расшифровка подписи) _________ (дата)

Визы С инструкцией ознакомлен ______________ ___________ (подпись) (расшифровка подписи)

Необходимо ли сшивать инструкцию, нумеровать и заверять на оборотной стороне печатью?

В действующем законодательстве не предусмотрена необходимость прошнуровывать должностную инструкцию и на обратной стороне скреплять ее печатью.

Но можно дополнительно на локальном уровне предусмотреть такой порядок оформления должностной инструкции. Заметим также, что на основании п. 91 Инструкции по делопроизводству, при оформлении документов на 2 и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа арабскими цифрами, первая страница не нумеруется.

Кроме того, документы со сроком хранения до 3 лет включительно допускается печатать на 2 сторонах листа (п. 91 Инструкции по делопроизводству). Это правило распространяется и на должностные инструкции.

ЭТО ВАЖНО! Обратите внимание на наименование должности! Она должна иметь одно и то же название и в трудовой книжке, и в трудовом договоре, и в приказе о приеме на работу, и в должностной инструкции. В противном случае никакого смысла в инструкции нет и в суде она не будет являться доказательством.

Разработка и утверждение должностной инструкции

Должностная инструкция – приложение к трудовому договору?

Должностная инструкция может являться приложением к трудовому договору либо утверждаться как самостоятельный документ (локальный нормативный правовой акт). То, что действующее законодательство допускает вариант оформления должностной инструкции в качестве приложения к трудовому договору, следует из образцов трудовых договоров (контрактов), утвержденных различными государственными органами. Например, в подп. 3.1 п. 3 Примерной формы контракта нанимателя с работником, утвержденной постановлением Совета Министров РБ от 02.08.1999 № 1180, указано, что работник обязуется добросовестно выполнять работу согласно перечисленным в трудовом договоре должностным обязанностям или прилагаемой должностной инструкции. Более предпочтительно для нанимателя разработать должностную инструкцию в качестве отдельного документа, так как любое изменение условий трудового договора должно производиться по соглашению сторон (ст. 19 ТК).

Примечание. Полагаем, что было бы корректнее (соответствовало бы природе должностной инструкции как локального нормативного правового акта) оформлять должностную инструкцию не как приложение к трудовому договору, а делать отсылку на нее в трудовом договоре (с указанием даты утверждения и регистрационного номера, как, например, на практике делаются отсылки на локальные акты по премированию).

Кто должен разрабатывать документ? Обязательно ли согласование должностной инструкции?

Должностная инструкция разрабатывается и утверждается в организации самостоятельно (п. 10 Общих положений ЕКСД). Следовательно, наниматель самостоятельно (по собственному усмотрению) определяет лицо (или лиц), ответственного (ответственных) за разработку должностных инструкций, а также необходимость и порядок их согласования.

То есть разрабатывается локальный нормативный правовой акт о распределении полномочий по разработке и утверждению должностных инструкций.

На практике, как правило, кадровая служба организации составляет основу должностных инструкций, схему их содержания. Разработка поручается руководителям структурных подразделений. За конкретным наполнением обращаются сначала к квалификационным требованиям по должности (к ЕКСД), для которой разрабатывается конкретная инструкция, а затем к профессионалам, ранее работавшим на этом месте, либо непосредственно руководящим специалистами на такой должности. Включают в процесс согласования инструкций правовую службу организации. Утверждает должностные инструкции лицо, которое на это уполномочено своим трудовым договором и должностной инструкцией. Чаще всего это делает руководитель организации, но такие функции могут быть переданы также и руководителю кадровой службы.

Алгоритм разработки и утверждения должностной инструкции

Шаг 1. Разработка и утверждение локального нормативного правового акта, регламентирующего порядок разработки, согласования и утверждения должностных инструкций . установление порядка и места их хранения, закрепление лиц, ответственных за своевременную разработку, внесение изменений и дополнений в должностные инструкции.

Пример оформления приказа о порядке разработки должностных инструкций (вариант 1) и пример формулировки приказа о порядке разработке должностных инструкций и приложения к нему (вариант 2) смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 22–24 журнала.

Шаг 2. Разработка и утверждение положений о структурных подразделениях, которые выступают основой для должностных инструкций работников структурных подразделений и являются заменой должностной инструкции для начальников таких подразделений.

Шаг 3. Разработка должностной инструкции.

ЭТО ВАЖНО! На руководителей организаций и структурных подразделений должностная инструкция, как правило, не разрабатывается!

Права, обязанности, полномочия и ответственность руководителя организации определяются в соответствующих учредительных документах, а руководителей структурных (обособленных) подразделений – в положениях об этих подразделениях (п. 10 Общих положений ЕКСД).

Шаг 4. Согласование должностной инструкции.

Согласование, как правило, производится в 2 этапа:

– 1-й – техническое согласование. Должностную инструкцию вы согласовываете с юридической службой вашей организации для проверки ее на соответствие законодательству и требованиям охраны труда, основным положениям трудового договора сотрудников. Юрист визирует инструкцию. Если в организации нет юриста, то эту функцию выполняет сотрудник кадровой службы и ставит свою подпись на инструкции. Часто производится согласование с финансовым подразделением компании (бухгалтерия, экономическая служба) для определения уровня затрат;

– 2-й – согласование со структурными подразделениями организации. Этот этап согласования поможет вам исключить дублирование должностных обязанностей и информировать руководителей смежных подразделений об изменениях в порядке взаимодействия, а также определить, какие должностные инструкции других сотрудников подлежат корректировке в связи с введением новой должности.

Шаг 5. Утверждение должностной инструкции и ее регистрация.

На основании Примерного перечня документов, подлежащих утверждению, приведенного в приложении 3 к Инструкции по делопроизводству, должностные инструкции подлежат утверждению. Документ вы можете утвердить 2 способами: изданием распорядительного документа или должностным лицом (п. 52 Инструкции по делопроизводству). Оба способа имеют одинаковую юридическую силу, т.е. руководитель организации (или иное уполномоченное им лицо) издает приказ об утверждении должностной инструкции или на самой инструкции в графе «УТВЕРЖДАЮ» ставит свою подпись, дату утверждения.

Пример приказа об утверждении и вводе должностных инструкций смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 24–25 журнала.

Шаг 6. Тиражирование должностной инструкции в требуемом количестве экземпляров, передача (рассылка) рабочих экземпляров должностной инструкции по структурным подразделениям для руководства в повседневной деятельности и помещение контрольного экземпляра должностной инструкции в дело, его последующее хранение до передачи в архив или на уничтожение.

Примечание. Срок хранения – 3 года после замены новыми (ст. 12.3 Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 06.08.2001 № 38).

Шаг 7. Ознакомление с должностной инструкцией. Так как должностные инструкции разрабатываются не индивидуально для каждого работника, а для конкретной должности, то работников, принимаемых на соответствующую должность, вам необходимо ознакомить под роспись с должностной инструкцией с указанием даты ознакомления.

ЭТО ВАЖНО! Должностная инструкция вступает в силу с момента ее утверждения, однако обязанность по ее выполнению возникает у работника только после его ознакомления с данным документом.

Срок ознакомления с должностной инструкцией

Если должностную инструкцию вы оформили в виде приложения к трудовому договору (т.е. она является его неотъемлемой частью), то работник при приеме на работу должен ознакомиться с ней в то же время, что и с трудовым договором.

Если должностная инструкция оформлена как самостоятельный документ, то ознакомление с ней производится до подписания трудового договора, т.е. в порядке, предусмотренном для знакомства с локальными нормативными правовыми актами организации (п. 3 части первой ст. 54 ТК).

Варианты оформления ознакомления с должностной инструкцией

Вариант 1. Как правило, подпись работника проставляется на лицевой стороне последнего листа должностной инструкции и может выглядеть следующим образом:

С должностной инструкцией ознакомлен(а) _____________ /____________________
(подпись) (расшифровка подписи) «___» _____________ 20___ г.

Вариант 2. Также могут использоваться листы ознакомления различных форм, которые нумеруются вместе с должностной инструкцией:

Вариант 4. Поскольку необходимо ознакомить работника с должностной инструкцией до подписания трудового договора, то ознакомление с этим документом необходимо зафиксировать в трудовом договоре (например, «С должностной инструкцией до подписания трудового договора ознакомлен»).

С момента подписания соблюдение должностной инструкции для работника становится обязательным.

Отказ работника от ознакомления под роспись со своей должностной инструкцией не является самостоятельным основанием для прекращения с ним трудового договора. В данном случае в присутствии свидетелей вам надо составить акт, в котором следует указать, что работник отказывается от ознакомления с должностной инструкцией под роспись.

За неисполнение или ненадлежащее исполнение работником своих обязанностей к нему могут быть применены меры дисциплинарного взыскания, предусмотренные ст. 198 ТК. Пункт 5 ст. 35 ТК не может применяться в данной ситуации.

Порядок внесения изменений и дополнений в должностную инструкцию

В каких случаях необходимо вносить изменения в должностную инструкцию?

Внесение изменений и дополнений в должностную инструкцию может быть связано или не связано с изменением обязательных условий трудового договора (как правило, трудовой функции).

Если внесение изменений и дополнений в должностную инструкцию связано с изменением трудовой функции, должны быть соблюдены требования о заблаговременном письменном уведомлении об этом работника (ст. 32 ТК). И только после того как работник согласился на продолжение трудовых отношений в новых условиях, вносятся изменения в должностную инструкцию.

Заметим, что если должностная инструкция оформлена как приложение к трудовому договору, то исправления вам необходимо внести путем разработки дополнительного соглашения.

Если внесение изменений не влечет за собой необходимость изменения существенных условий труда, нанимателю достаточно утвердить должностную инструкцию в новой редакции, письменно ознакомив с ней работника. Его согласия в данном случае не требуется.

Таким образом, вам обязательно нужно выяснить вопрос, относятся ли вносимые изменения к существенным условиям труда. Казалось бы, все довольно просто. Однако на практике ситуация не так проста.

Одним из существенных условий труда, которые чаще всего затрагиваются при изменении должностной инструкции, является трудовая функция работника, т.е. работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации, конкретный вид поручаемой работнику работы. Разумеется, при составлении должностной инструкции наниматель, скорее всего, указал обязанности работника исходя из профессии, специальности и квалификации. Однако изменения могут производиться и внутри этих обязанностей.

Например, если в результате перераспределения обязанностей между несколькими инспекторами по кадрам работнику поручается выполнение обязанностей, которые он ранее не выполнял, будет ли это изменением трудовой функции? Представляется, что для ответа на этот вопрос нужно выяснить 2 обстоятельства.

Прежде всего необходимо определить, включена ли данная обязанность в должностную инструкцию. Многие наниматели предпочитают включать ряд обязанностей в должностные инструкции нескольких работников, чтобы их выполнение не прерывалось на время отсутствия одного из них. В этой ситуации изменения трудовой функции не будет, следовательно, согласия работника на выполнение таких обязанностей не требуется. Если, к примеру, в отделе кадров ведением личных дел работников занимается только один инспектор, но данная обязанность включена в должностную инструкцию всех специалистов отдела, то поручение ведения личных дел другому работнику не будет изменением трудовой функции.

Если вновь поручаемая обязанность прямо не оговорена в должностной инструкции работника, следует выяснить, входит ли она в круг обязанностей, предусмотренных ЕКСД. Если такая обязанность по соответствующей должности в справочнике не отражена, то ее поручение работнику является изменением трудовой функции, которое может быть произведено нанимателем только с предварительного письменного согласия работника. Например, ведение воинского учета не включено справочником в круг обязанностей по соответствующим должностям, хотя на практике часто возлагается на работников кадровой службы (инспектора или специалиста по кадрам). Следовательно, поручение данной обязанности, если она не была предусмотрена должностной инструкцией изначально, требует письменного согласия работника.

Кто может инициировать внесение изменений и дополнений в должностную инструкцию?

С инициативой изменения должностной инструкции может выступить как руководитель структурного подразделения, в котором находится соответствующая должность, руководитель структурного подразделения, с которым осуществляется взаимодействие, так и сам работник. На практике предложения по внесению изменений в должностную инструкцию готовят в письменном виде и направляют для ознакомления руководителю кадрового подразделения, чтобы он оценил целесообразность этих изменений и согласовал их с лицами, чьи интересы будут затронуты.

В рубрике «Полезная документация» вы найдете:
– пример оформления дополнительного соглашения при изменении (и (или) дополнении) должностной инструкции, оформленной как приложение к трудовому договору (с. 26 журнала); – пример оформления приказа об утверждении должностных инструкций в новой редакции (с. 26–27 журнала); – пример оформления приказа о внесении изменений в должностные инструкции (с. 27–28 журнала); – пример оформления приказа о внесении изменений и дополнений в должностные инструкции (с. 28 журнала).