В трудовом договоре работника указано структурное подразделение организации

Новости и аналитика Правовые консультации (практика) Трудовое право В трудовом договоре работника указано структурное подразделение организации. Работник переведен на другую должность в том же подразделении, перевод является постоянным. Нужно ли в трудовой книжке указывать подразделение, или достаточно указать новую должность: "Переведена заместителем начальника отдела"?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
В трудовую книжку работника следует внести запись о переводе с указанием наименования новой должности и структурного подразделения.

Обоснование вывода:
В соответствии с частью второй ст. 57 ТК РФ трудовая функция (в частности работа по должности в соответствии со штатным расписанием) является условием, обязательным для включения в трудовой договор; место работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения является условием, обязательным для включения в трудовой договор, в случае, если данное обособленное структурное подразделение организации расположено в другой местности. Условие об уточнении места работы (с указанием структурного подразделения) может быть дополнительно уточнено в трудовом договоре по усмотрению сторон (часть четвертая ст. 57 ТК РФ).
Согласно части первой ст. 72.1 ТК РФ перевод на другую работу - это постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором работает сотрудник (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре), при продолжении работы у того же работодателя, а также перевод на работу в другую местность вместе с работодателем.
В силу указанной нормы и ст. 72 ТК РФ такой перевод оформляется путем подписания работником и работодателем дополнительного соглашения к трудовому договору. На основании заключенного дополнительного соглашения к трудовому договору издается приказ о переводе.
В силу части четвертой ст. 66 ТК РФ в трудовую книжку вносятся записи о постоянных переводах. В соответствии с п. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, записи о переводе на другую постоянную работу вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).
Порядок заполнения трудовых книжек, вкладышей в них, дубликатов трудовых книжек установлен Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (далее - Инструкция), которая не содержит норм, специально регламентирующих порядок внесения записи о переводе. Поэтому, полагаем, должны применяться положения, установленные разделом 3 Инструкции.
Исходя из п. 3.1 Инструкции при внесении записи о постоянном переводе в графе 1 раздела "Сведения о работе" ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата перевода. Учитывая, что в данном случае структурное подразделение, в которое принят работник, указано в его трудовом договоре, в приказе о приеме на работу и трудовой книжке, полагаем, что в графе 3 должна быть сделана запись о переводе с указанием наименования новой должности (работы) и структурного подразделения, несмотря на то, что изменения подразделения не происходит. В графе 4 указываются дата и номер приказа (распоряжения) о переводе. Таким образом, запись в графе 3 может иметь следующий вид: "Переведена на должность заместителя начальника такого-то отдела".

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Першина Елена

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Кудряшов Максим

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Понижаем работника в должности - как все сделать правильно - Все о кадрах

by admin · 21.01.2015

Ситуации, связанные с переводом сотрудника на нижестоящую должность, всегда вызывают много вопросов у работодателей. Из статьи вы узнаете, когда можно осуществить подобный перевод, какие документы потребуется оформить и как отразить в налоговом учете выплаты, гарантированные некоторым категориям персонала.

Напомним, что на основании статьи 72.1 ТК РФ перевод на другую работу — постоянное или временное изменение трудовой функции сотрудника и (или) структурного подразделения, в котором он трудится (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре), а также перевод на работу в другую местность вместе с работодателем. В свою очередь трудовой функцией является работа по должности согласно штатному расписанию, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой сотруднику работы (ст. 15 ТК РФ).

При понижении в должности меняется трудовая функция. Это сопровождается внесением ряда поправок в существенные условия трудового договора. Но обо всем по порядку.

Понижение в должности может быть постоянным или временным. Инициатором перевода может выступать как работодатель, так и работник. Однако редко встречаются сотрудники, которые просят предоставить им нижестоящую должность. Ведь это, как правило, влечет получение более низкой заработной платы.

Обратите внимание: перевод на нижестоящую должность допускается только с письменного согласия работника. Исключением являются случаи, связанные с чрезвычайными обстоятельствами, перечисленными в части 2 статьи 72.2 ТК РФ.

Если сотрудник не согласен, у предпринимателя должно быть основание для понижения в должности. Трудовое законодательство позволяет сделать это в нескольких ситуациях:

— по письменному соглашению сторон (ч. 1 ст. 72.2 ТК РФ). Целью такого перевода часто является замещение временно отсутствующего сотрудника;

— в связи с простоем (ч. 3 ст. 72.2 ТК РФ);

— из-за отказа сотрудника трудиться в новых условиях (ст. 74 ТК РФ);

— в связи с приостановлением действия специального права работника (ст. 76, п. 9 ч. 1 и ч. 2 ст. 83 ТК РФ). К таким правам можно отнести разрешение на работу иностранного гражданина, водительское удостоверение шофера, право на ношение оружия сотрудником частного охранного предприятия и т. п.;

— вследствие сокращения численности или штата работников (п. 2 ч. 1 и ч. 3 ст. 81 ТК РФ);

— по результатам проведенной аттестации (п. 3 ч. 1 и ч. 3 ст. 81 ТК РФ). В этом случае перевод на нижестоящую должность является альтернативой увольнения за отсутствие должной квалификации;

— по медицинскому заключению (ст. 73 ТК РФ);

— для исключения воздействия неблагоприятных производственных факторов на беременную женщину (ч. 1 ст. 254 ТК РФ);

— из-за невозможности выполнения прежних трудовых функций женщиной, имеющей детей в возрасте до полутора лет (ч. 4 ст. 254 ТК РФ);

— вследствие истечения срока трудового договора женщины в период ее беременности, если данный договор был заключен на время исполнения обязанностей отсутствующего работника (ч. 3 ст. 261 ТК РФ);

— в связи с прекращением трудового договора из-за нарушения правил его заключения (ст. 84 ТК РФ).

К сведению: некоторые индивидуальные предприниматели переводят работников на нижестоящие должности за совершение дисциплинарного проступка. Однако такие их действия неправомерны. Статья 192 Трудового кодекса РФ содержит закрытый перечень видов дисциплинарных взысканий: замечание, выговор и увольнение. Как видим, понижение работника в должности в этот перечень не входит.

К сведению.Должность сотрудницы, находящейся в отпуске по уходу за ребенком до достижения им трех лет, не является вакантной (ч. 4 ст. 256 ТК РФ). На время такого отпуска трудовой договор с ней продолжает действовать. Таким образом, предприниматель не обязан предлагать данную должность работнику для перевода по результатам аттестации. Аналогичный вывод содержится в Определении Санкт-Петербургского городского суда от 30.08.2010 N 33-11908.

Любое изменение существенных условий трудового договора по воле обеих сторон должно быть документально оформлено. На схеме (с. 20) представлен документооборот при понижении сотрудников в должности.

Заявление о переводе. Как мы отметили выше, иногда перевод на нижестоящую должность осуществляется по инициативе работника (в частности, по семейным обстоятельствам). В подобном случае от него потребуется заявление в произвольной форме. Его образец приведен справа.

Предложение о переводе. Если инициатива перевода исходит от индивидуального предпринимателя, ему необходимо заручиться согласием работника на перевод. Для этого сотруднику направляется соответствующее предложение, составленное в произвольной форме.

В этом документе обосновывается необходимость его перевода на нижестоящую должность, указывается перечень всех имеющихся должностей, которые может занять сотрудник в соответствии со своей квалификацией. Также в документе приводятся сведения о должностных окладах, соответствующих вакантным должностям.

Если работник временно или постоянно переводится на нижестоящую должность на основании медицинского заключения, в предложении о переводе обязательно должны быть указаны номер и дата такого заключения.

Согласие сотрудника на понижение в должности также оформляется в письменном виде. Для этого в предложении о переводе на другую работу можно предусмотреть специальную графу.

Кроме того, работник может подать заявление на имя индивидуального предпринимателя и сообщить ему о своем решении. Заметим, что срок отзыва заявления сотрудника о переводе на другую работу трудовым законодательством не установлен. То есть до подписания дополнительного соглашения к трудовому договору работник вправе обратиться к индивидуальному предпринимателю с заявлением, свидетельствующим об отказе от перевода на нижестоящую должность.

Дополнительное соглашение. Если сотрудник не возражает против перевода на нижестоящую должность, с ним заключается дополнительное соглашение к трудовому договору. В нем указываются все условия перевода: новая трудовая функция сотрудника, структурное подразделение, в котором он будет трудиться, условия оплаты труда и срок перевода.

При временном переводе сотрудника на другую работу условия трудового договора изменяются на определенный срок. Продолжительность временного перевода на нижестоящую должность устанавливается по соглашению сторон. Например, если индивидуальный предприниматель временно понижает работника в должности из-за лишения специального права, в документе нужно отразить точную дату возвращения сотрудника на прежнее место работы. Если она неизвестна, можно сделать запись: «До дня восстановления специальных прав».

Обратите внимание: работник может быть временно переведен на другую должность на срок до одного года (ч. 1 ст. 72.2 ТК РФ). Если перевод был осуществлен на время замещения отсутствующего работника, за которым сохраняется место работы, его срок заканчивается в день выхода на работу данного сотрудника. То есть в подобной ситуации срок перевода на нижестоящую должность может превышать год.

Бывают случаи, когда сотрудника переводят на нижестоящую должность временно, но в результате работа на новом месте становится для него постоянной. Это возможно, если по окончании срока перевода сотруднику не предоставляется его прежняя работа, а сам он этого не требует и продолжает трудиться.

Заметим, что дополнительное соглашение к трудовому договору, предполагающее понижение в должности, должно быть подписано как работодателем, так и работником. Если сотрудник откажется его подписывать и не выйдет на работу в новой должности, в случае судебного разбирательства служители Фемиды примут его сторону (Определение Московского городского суда от 03.08.2010 N 33-23228).

Приказ. На основании дополнительного соглашения к трудовому договору готовится приказ по одной из унифицированных форм — N Т-5 или Т-5а (утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). С указанным приказом сотрудника индивидуальному предпринимателю необходимо ознакомить под роспись.

Отметки в личной карточке. Факт перевода на нижестоящую должность индивидуальному предпринимателю нужно отразить в личной карточке работника (форма N Т-2, утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). В разделе III «Прием на работу и переводы на другую работу» при этом следует указать:

— дату перевода;

— структурное подразделение;

— должность (специальность, профессию), разряд, класс (категорию) квалификации;

— тарифную ставку (оклад) и надбавку;

— основание перевода.

Обратите внимание: с каждой записью, вносимой на основании приказа о переводе на другую работу, индивидуальный предприниматель обязан ознакомить сотрудника под роспись.

Записи в трудовой книжке. Сведения о переводах на другую постоянную работу необходимо внести в трудовую книжку. Об этом — статья 66 ТК РФ и пункт 4 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утверждены постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225). При этом временный перевод в трудовой книжке не отражается.

Запись о переводе на нижестоящую должность вносится на основании приказа (распоряжения) индивидуального предпринимателя не позднее недельного срока.

Заметим, что если перевод работника на нижестоящую должность не подтвержден соответствующими документами и записями, а оплата труда сотрудника осталась в прежнем размере, то в суде будет сложно доказать сам факт такого перевода (Определение Московского городского суда от 18.10.2010 N 4г/8-8373/2010).

Напоследок хотелось бы отметить следующее. Прежде чем работник приступит к новой работе, коммерсанту нужно ознакомить его под роспись с должностной инструкцией. Также индивидуальному предпринимателю может потребоваться заключить с ним договор о материальной ответственности и провести инструктаж по технике безопасности.

Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)

Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись

Трудовое законодательство предоставляет гарантии сотрудникам, которые в связи с медицинским заключением нуждаются в переводе на другую работу (в том числе на нижестоящую должность). Так, им сохраняется средний заработок по прежней должности в течение месяца со дня перевода на нижеоплачиваемую работу.

При переводе из-за трудового увечья, профессионального заболевания или иного повреждения здоровья, связанного с работой, — до установления стойкой утраты профессиональной трудоспособности либо до выздоровления работника (ст. 182 ТК РФ).

Кроме того, беременные женщины в соответствии с медицинским заключением и по их заявлению переводятся на другую работу, исключающую воздействие неблагоприятных производственных факторов, с сохранением среднего заработка по прежней работе (ч. 1 ст. 254 ТК РФ).

Согласно части 1 статьи 129 ТК РФ начисленный средний заработок является заработной платой работника. То есть вознаграждением за труд, оплата которого производится в соответствии со специальной нормой.

Обратите внимание: при временном переводе по соглашению сторон оплата производится по договоренности между работником и индивидуальным предпринимателем.

Если с согласия сотрудника он переведен на менее квалифицированную работу, стороны могут договориться о сохранении прежнего оклада или о назначении доплаты до прежнего оклада.

Доход работников в виде среднего заработка включается индивидуальным предпринимателем в налоговую базу по НДФЛ (подп. 6 п. 1 ст. 208 и п. 1 ст. 210 НК РФ).

Исчисление налога индивидуальным предпринимателем производится по ставке 13% (п. 1 ст. 224 НК РФ).

В соответствии со статьей 226 НК РФ индивидуальный предприниматель удерживает сумму НДФЛ в момент выплаты дохода сотруднику.

Кроме того, на сумму сохраняемого среднего заработка начисляются страховые взносы на обязательное пенсионное страхование, на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, на обязательное медицинское страхование, на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Об этом — статьи 7 и 8 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ и статья 20.1 Федерального закона от 24.07.98 N 125-ФЗ.

Как известно, индивидуальные предприниматели определяют состав расходов в порядке, установленном главой 25 НК РФ. На основании статьи 255 НК РФ в расходы на оплату труда включаются любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной форме, стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием этих сотрудников, предусмотренные нормами законодательства Российской Федерации, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.

К данным расходам относятся, в частности, расходы на оплату труда за время выполнения нижеоплачиваемой работы в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации. Об этом — пункт 14 части 2 статьи 255 НК РФ.

Таким образом, если работник по медицинским показаниям переведен на нижестоящую должность, оклад на которой ниже предыдущего, то предприниматель вправе для исчисления налоговой базы по НДФЛ учесть затраты, связанные с сохранением сотруднику средней заработной платы, в составе расходов на оплату труда за весь период, определенный для соответствующего случая.

В закрытом перечне расходов, на которые индивидуальные предприниматели, применяющие УСН с объектом доходы минус расходы или уплачивающие ЕСХН, вправе уменьшить полученные доходы, поименованы расходы на оплату труда, выплату компенсаций, пособий по временной нетрудоспособности в соответствии с законодательством Российской Федерации (подп. 6 п. 1 ст. 346.16 и подп. 6 п. 2 ст. 346.5 НК РФ).

В соответствии с пунктом 2 статьи 346.16 и пунктом 3 статьи 346.5 Налогового кодекса РФ индивидуальные предприниматели определяют состав расходов на оплату труда на основании статьи 255 НК РФ.

Исходя из положений данной статьи, начисленный средний заработок является оплатой труда некоторых категорий работников, пониженных в должности.

То есть индивидуальные предприниматели вправе учесть его величину в расходах, уменьшающих налоговую базу по единому налогу или ЕСХН. На основании пункта 2 статьи 346.17 и подпункта 2 пункта 5 статьи 346.5 НК РФ сделать это предприниматели могут после фактической выплаты сотруднику средней заработной платы.

Как оформляется перевод работника в трудовой книжке?

На любом предприятии по разным причинам руководители сталкиваются с необходимостью изменения для работников их трудовых обязанностей, структурного подразделения и др. Все эти изменения могут носить постоянный либо временный характер и оформляются как перевод сотрудников на другую работу.

Далее мы уделим внимание причинам перевода работников на другое постоянное место работы и тому, как оформляется в трудовой книжке перевод работника.

Данный вид перевода может осуществляться как по инициативе работника, так и работодателя, а также может быть проведен по следующим причинам:

• собственная инициатива работника,
• повышение сотрудника в должности,
• понижение в должности по результатам аттестации,
• сокращение штата компании,
• на основании медицинского заключения.

• перевод в другую организацию.

Независимо от причин перевода ст. 72.1 ТК РФ установлен запрет на перевод сотрудников на работы, которые им противопоказаны по состоянию здоровья.

Перевод работника на другую должность можно оформить только с согласия работника, либо по его инициативе (ст. 72 и 72.1 ТК РФ). Исключение составляют некоторые виды временных переводов, обусловленные возникновением чрезвычайных обстоятельств (ст.72.2 ТК РФ), но такие виды переводов в данной статье мы описывать не будем.

Любой сотрудник может обратиться к руководителю предприятия с просьбой о его переводе на подходящую ему вакантную должность либо в пределах подразделения, где он работает, либо в любое другое структурное подразделение. В данном случае ему следует написать заявление с просьбой о таком переводе на имя работодателя, например:

Генеральному директору
ЗАО «>Омега»>
Боброву А.К.

финансово-экономического отдела
Кононенко Лидии Павловны

Прошу перевести меня с «>___»>______ 2014г. в отдел снабжения на должность экономиста.

«>___»>______ 2014г. ______________________ Кононенко Л.П.

Этот вид перевода работника на другую должность либо в другой отдел (цех и т.п.) может быть проведен по следующим причинам:

Бывает, что сотрудник компании по медицинскому заключению нуждается в переводе на другую работу. Руководитель компании обязан перевести этого сотрудника на вакантную должность (рабочее место), которая будет подходить ему по состоянию здоровья, конечно же, если таковая должность есть в штатном расписании компании.

Данному сотруднику необходимо письменно сформулировать свое согласие на этот перевод.

В случае несогласия этого сотрудника с переводом на подходящую для него должность либо если соответствующей работы в компании нет, то этот работник будет уволен по п. 8 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.

В случае выявления несоответствия работника занимаемой должности в результате проведенной на предприятии аттестации, работодатель может принять решение о его переводе на другую работу.

В связи с чем, в приказе должно быть дано указание кадровой службе о том, что данному работнику следует предложить перевод на иную вакантную должность (рабочее место).

Если этот сотрудник выражает свое согласие на данный перевод в письменной форме, то будет издан приказ о его переводе. Если же он отказывается от предложенного ему перевода или в компании нет для него подходящей работы, то будет издан приказ об увольнении данного работника по п. 3 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.

Если предприятие проводит увольнение работников по причине сокращения штата, то кандидата на увольнение обязаны предупредить об этом за 2 месяца. Администрация также обязана предложить этому сотруднику перевод на подходящую ему вакансию, имеющуюся в компании.

Подучив письменное согласие данного сотрудника на перевод, будет издан приказ о его переводе на другую должность. В случае его отказа от данного перевода, будет издан приказ о его увольнении по п. 2 ст. 81 ТК РФ.

Перевод на другую должность (рабочее место) по любой из причин предполагает изменение условий трудового договора данного сотрудника. В случае достижения согласия сторон по поводу проведения соответствующего перевода сотрудника, следует составить и подписать с этим работником дополнительное соглашение к его трудовому договору.

Работника, который подлежит одному из данных видов перевода, необходимо будет ознакомить с его новой должностной (рабочей) инструкцией и с другими локальными нормативными актами, которые будут относиться к его трудовой деятельности.

Затем перевод сотрудника на другую должность должен быть оформлен приказом по форме № Т-5. Кроме того, необходимо ознакомить работника с данным приказом под роспись.

На основании этого приказа следует также внести соответствующие записи как в личную карточку (форма № Т-2) и ознакомить с ней данного работника под роспись, так и в его лицевой счет (форма № T-54).

Если перевод сотрудника на новую работу является постоянным, то кадровая служба предприятия должна внести соответствующую запись в его трудовую книжку (ст. 66 ТК РФ). Временные переводы сотрудников не следует отражать в трудовой книжке.

Если сотрудника перевели на другую должность в пределах одного отдела, то в записи следует указать только сведения о новой должности работника, например:

В предлагаемом варианте основанием для увольнения будет являться письменный запрос с предложением работы соответствующему сотруднику данной компании от нового работодателя.

Если работодатель, у которого работает данный сотрудник, не возражает против перехода своего работника в другую компанию, то он направляет подтверждение согласия на перевод этого сотрудника.

Далее работник пишет заявление с просьбой о его увольнении по переводу, например:

Генеральному директору
ЗАО «>Омега»>
Боброву А.К.

финансово-экономического отдела
Павлова Леонида Петровича

Прошу уволить меня в порядке перевода в ОДО «>Гарант»> с 20.01. 2014г.

Приложение: запрос от директора ОДО «>Гарант»> с просьбой о моем переводе исх.№ 15/01 от 14.01.2014г.

17.01. 2014г. ______________________ Павлов Л.П.

После издания соответствующего приказа об увольнении производится запись в трудовой книжке этого работника о его увольнении из компании, где он работал, а на новом месте его работы оформляется запись в трудовой книжке прием переводом, например:

Запись в трудовой книжке о переводе на другую должность образец 2016

Программа профессиональной переподготовки «Управление персоналом (Профессиональный стандарт)»
Очно-дистанционный курс профессиональной переподготовки Национального союза кадровиков и Московского технологического университета (МИРЭА) в соответствии с требованиями профессионального стандарта «Специалист по управлению персоналом». Диплом государственного образца государственного университета о прохождении профессиональной переподготовки и удостоверение Национального союза кадровиков.

30 Сен, 2016 г. - 05:06

29 Сен, 2016 г. - 17:31

30 Сен, 2016 г. - 06:47

О сайте
Обсуждения, касающиеся работы сайта. Здесь Вы можете задавать вопросы о том, как пользоваться тем или иным сервисом.
Модераторы Skate. luna198. Евгений К.

08 Сен, 2016 г. - 16:53

Записи в трудовых книжках

Журнал "Зарплата " № 12 /2008

Нередко при заполнении трудовых книжек возникают вопросы. Обычно это касается случаев, которые не разъяснены в нормативных документах. В статье мы рассмотрим сложные ситуации и приведем примеры записей в трудовой книжке.

В трудовой книжке отражают сведения о трудовой деятельности работника. Сотруднику, впервые поступающему на работу, трудовую книжку оформляет работодатель (ч. 4 ст. 65 ТК РФ ). Порядок заполнения трудовых книжек установлен в Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее — Правила) и в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (далее — Инструкция).

Как и другие нормативные акты, Правила и Инструкция отражают лишь общие принципы заполнения трудовой книжки. Напомним их.

1. Даты во всех разделах должны быть проставлены арабскими цифрами в формате дд.мм.гггг, например 23.11.2008 (п. 1.1 Инструкции).

2. Зачеркивание ранее внесенной записи возможно лишь в четырех строках: «Фамилия», «Имя», «Отчество» и «Дата рождения». Во всех остальных случаях при внесении изменений зачеркивание недопустимо (п. 1.2 Инструкции). Так, в разделах, содержащих сведения о работе или награждениях, зачеркивание неверных записей не допускается (п. 30 Правил).

3. Записи можно делать перьевой или гелевой ручкой, а также ручкой-роллером (в том числе шариковой). Чернила (паста, гель) должны быть световодостойкими черного, синего или фиолетового цвета (п. 1.1 Инструкции).

4. В трудовой книжке недопустимы сокращения. Слова «приказ», «распоряжение», «пункт», «часть», «статья», «Трудовой кодекс Российской Федерации» пишутся полностью (п. 1.1 Инструкции).

5. Текст записи о прекращении (расторжении) трудового договора должен соответствовать тексту статьи, на основании которой происходит увольнение работника (ч. 5 ст. 84.1 ТК РФ и п. 14 Правил).

6. Вкладыш к трудовой книжке оформляется в том случае, если в каком-либо из ее разделов нет больше места для записей (п. 38 Правил).

О том, каким образом в трудовую книжку вносить изменения при смене сотрудником фамилии, имени и отчества, мы подробно рассказали в статье «Работник изменил фамилию» («Зарплата», 2008, № 2). Теперь рассмотрим, как добавить в документ записи об образовании, профессии, специальности и заполнить другие строки титульного листа.

Сведения об образовании

Строка, предназначенная для отражения сведений об образовании, заполняется на основании документа, представленного работником (подп. «б» п. 9 Правил).

В пункте 2.1 Инструкции указано, что существует шесть типов законченного образования и столько же типов незаконченного:

Лицам, не завершившим освоение основной образовательной программы высшего профессионального образования, выдаются академические справки установленного образца (п. 3 ст. 6 Федерального закона от 22.08.96 № 125-ФЗ «О высшем и послевузовском профессиональном образовании»).

Как видим, типов образования немало, а строка для внесения соответствующих сведений лишь одна. Как же сделать записи в эту строку?

От девятиклассника до кандидата наук. Вполне допустимо, что молодой человек начал трудовую деятельность в 16 лет, имея на тот момент основное общее образование (девять классов средней школы), и через некоторое время стал кандидатом наук. Вписать все сведения об образовании в данную строку не удастся, поэтому рекомендуем сделать запись только о полном образовании. Однако если сотрудник настаивает, можно отразить сведения и о незаконченном образовании.

Работник предъявил два диплома. Если у сотрудника одно образование, проблем при заполнении соответствующей строки не возникает. А как вносить записи, если образований несколько — среднее профессиональное и высшее или два высших? Поясним на примерах.

В ООО «Монолит» пришел молодой специалист. До этого момента он не вел трудовую деятельность. Необходимо оформить ему трудовую книжку, учитывая, что работник предъявил два диплома:

— об окончании колледжа (среднее профессиональное образование);

— института (высшее образование).

Какую запись об образовании следует сделать на титульном листе его трудовой книжки?

РЕШЕНИЕ. В этом случае следует указать сведения только о высшем образовании. А вот в строку «Профессия, специальность» можно вписать обе специальности.

Обратите внимание: если в двух дипломах одинаковая специальность, ее наименование указывается однократно.

В пункте 2 статьи 6 Федерального закона от 22.08.96 № 125-ФЗ «О высшем и послевузовском профессиональном образовании» говорится, что установлены следующие ступени высшего профессионального образования: бакалавр, дипломированный специалист и магистр. Возможны ситуации, когда работник, начинающий трудовую деятельность, к моменту первичного трудоустройства уже имеет два высших образования. Рассмотрим пример.

В ЗАО «Синий луч» поступил сотрудник, у которого есть дипломы магистра по специальности «бухгалтерский учет. контроль и анализ хозяйственной деятельности» и бакалавра по специальности «промышленное и гражданское строительство». Какую запись нужно сделать в строке «Образование» на титульном листе трудовой книжки?

РЕШЕНИЕ. Запись будет одна — высшее профессиональное. В строке «Профессия, специальность» будут указаны обе специальности:

Образование:высшее профессиональное

Профессия, специальность:бухгалтерский учет, контроль и анализ хозяйственной деятельности, промышленное и гражданское строительство

Без отрыва от производства. Если сотрудник за время работы в вашей организации получил еще одну степень, запись об этом вносится в строку через запятую:

Образование. среднее профессиональное, высшее профессиональное

Сведения о профессии и специальности

Профессия или специальность? После получения начального профессионального образования приобретают профессию. Специальность присваивается после окончания среднего профессионального или высшего учебного заведения. Списки профессий и специальностей утверждаются постановлениями Правительства РФ.

Как правило, профессия подразумевает конкретный вид деятельности, а специальность — это направление, сфера деятельности. Например, делопроизводитель, механик, водитель, сборщик часов, лаборант — это профессии. Ядерная физика, математика, информатика, делопроизводство — специальности. Записи в трудовой книжке будут выглядеть следующим образом:

Образование:начальное профессиональное, среднее профессиональное

Профессия, специальность. делопроизводитель, делопроизводство

Профессия (специальность) или квалификация? Несмотря на то что в документе об образовании информация о профессии (специальности) всегда присутствует, запись в трудовой книжке зачастую отражает квалификацию работника. Советуем обращать внимание на формулировки в дипломе.

В отдел кадров ООО «Свежий ветер» поступило заявление от А.М. Грин о приеме на работу на должность старшего бухгалтера. Ранее она нигде не трудилась. В ее дипломе есть следующая запись: «. закончил(а) полный курс. по специальности “бухгалтерский учет, контроль и анализ хозяйственной деятельности”. Решением государственной экзаменационной комиссии от 26 июня 2008 года А.М. Грин присвоена квалификация экономиста».

Как определить специальность и квалификацию новой сотрудницы ООО «Свежий ветер» для заполнения титульного листа трудовой книжки?

РЕШЕНИЕ. Специальность — бухгалтерский учет, контроль и анализ хозяйственной деятельности, квалификация — экономист.

Как уместить длинную запись? Если название специальности, указанное в дипломе, многословно, допустимо заполнить несколько строк, а запись сделать мелкими буквами:

Несколько профессий, специальностей. Если у сотрудника несколько профессий или специальностей, они вносятся через запятую без зачеркивания предыдущих записей (п. 2.4 Инструкции):

Профессия, специальность. делопроизводство, государственное и муниципальное управление

Возможна ситуация, когда сотрудник, уже работая в организации, оканчивает еще один институт и получает новую специальность. Тогда в строке «Образование» остается одна запись о высшем профессиональном образовании. А в строке «Профессия, специальность» следует через запятую добавить наименование новой специальности:

Образование:высшее профессиональное государственное

и муниципальное управление

Профессия, специальность:бухгалтерский учет и анализ

Завершающий этап оформления титульного листа

Итак, титульный лист трудовой книжки практически заполнен.

Дата. Работодатель обязан оформить трудовую книжку сотруднику, впервые принятому на работу, в течение недели со дня приема (п. 8 Правил). То есть дата заполнения титульного листа может расходиться с датой приема на работу не более чем на семь календарных дней.

Подпись владельца. Работника необходимо ознакомить с записями на титульном листе. Он должен расписаться в строке «Подпись владельца книжки». Тем самым он заверит правильность указанных сведений (п. 2.2 Инструкции).

Подпись инспектора по кадрам. Титульный лист, на котором проставлена дата заполнения и подпись владельца трудовой книжки, должен подписать сотрудник организации, на которого возложена ответственность за ведение трудовых книжек (п. 2.2 Инструкции). В Инструкции не сказано о том, что необходимо указать расшифровку подписи данного работника, однако советуем это сделать. Ведь его подпись удостоверяется еще и печатью организации или кадровой службы. Более того, в строке «Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек» есть примечание о том, что она должна быть разборчивой.

В графы, предназначенные для отражения сведений о работе, вносится информация, которая касается не только непосредственно трудовой деятельности, но и других обстоятельств. Среди них, например, наименование работодателя или сведения о периоде повышения квалификации. Рассмотрим подробнее, как правильно сделать записи.

Что было до начала трудовой деятельности

Некоторые сотрудники в период, предшествующий устройству на работу по трудовому договору, учились или служили, то есть вели деятельность, не связанную с трудовыми отношениями. Рассмотрим, какие сведения нужно внести в трудовую книжку в раздел «Записи о работе», если такой работник впервые заключил трудовой договор.

Запись необходима. Перед тем как указать наименование организации, которая оформляет работнику трудовую книжку, необходимо внести сведения о периоде, в котором гражданин не имел трудовых отношений, если тот включается в пенсионный стаж. Порядок его определения установлен в статьях 10—13 Федерального закона от 17.12.2001 № 173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации».

Согласно подпункту «а» пункта 21 Правил в трудовую книжку следует внести данные:

— о военной службе в соответствии с пунктом 1 статьи 2 Федерального закона от 28.03.88 № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе»;

— службе в органах внутренних дел;

— Государственной противопожарной службе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий;

— учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы;

— органах налоговой полиции;

— органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ;

Запись о службе делают на основании соответствующих документов. Например, сотрудник проходил службу по призыву в Вооруженных силах РФ. В этом случае он должен предъявить военный билет. Образец записи смотрите ниже.

О чем умалчивает трудовая книжка. Если сотрудник впервые заключает трудовой договор после окончания учебного заведения, запись о периоде обучения вносить не следует. Он не включается в трудовой стаж, поскольку не поименован в статьях 10 и 11 Федерального закона от 17.12.2001 № 173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации».

Обратите внимание. помимо основного образования, полученного в начальных, средних и высших учебных заведениях, работник может проходить обучение на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров. В соответствии с требованиями подпункта «б» пункта 21 Правил в трудовой книжке следует указывать сведения именно о периоде, когда сотрудник повышал квалификацию, а не о времени получения основного образования.

Название организации. В графе 3 раздела «Сведения о работе» следует указать полное и сокращенное (если таковое имеется) наименование работодателя. Такую запись вносят в виде заголовка, а на следующей строке ставят порядковый номер новой записи и дату приема на работу (п. 3.1 Инструкции).

Работодатель поменял наименование. Если во время работы сотрудника организация была переименована или изменилась ее правовая форма, это необходимо отразить в трудовой книжке (п. 3.2 Инструкции). Этой записи порядковый номер не присваивается. Например, на общем собрании акционеров было принято решение закрытое акционерное общество преобразовать в открытое акционерное общество. Основанием для внесения записи в этом случае является приказ по организации о ее переименовании. Образец смотрите на с. 110.

На работу в филиал. Трудовой договор может содержать условие о приеме на работу сотрудника в структурное подразделение организации. Это обстоятельство имеет значение в случае, когда структурное подразделение находится в другой местности (ч. 2 ст. 57 ТК РФ). В этой ситуации в трудовой книжке в графе 3 нужно сделать запись о том, в какое структурное подразделение организации принят на работу сотрудник (п. 3.1 Инструкции). Образец смотрите далее

Изменение наименования работодателя

Записи о переводе. Делать ли запись в трудовой книжке работника, который перешел из одного структурного подразделения в другое без изменения должности? Если при приеме на работу в трудовой книжке было поименовано структурное подразделение, то при переводе работника следует внести в трудовую книжку сведения о новом месте работы. Вторично указывать название должности не нужно. Образец смотрите далее

Прием на работу в филиал

Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)

Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись

Наименование должности вносится в трудовую книжку в соответствии со штатным расписанием. Сейчас появилось много новых должностей, названия которых заимствованы из иностранных языков, например промоутер и др. Трудовое законодательство не содержит запрета на использование подобных наименований.

Если есть «вредность». Особое внимание нужно проявлять при указании той или иной должности, если она дает право на льготы в соответствии с федеральными законами. В таких случаях название должности должно соответствовать наименованию, указанному в квалификационных справочниках (п. 31 Правил и ч. 2 ст. 57 ТК РФ).

Должность переименована. За время работы в организации профессия (должность) работника может быть переименована. Например, на основании приказа о внесении изменений в штатное расписание должность секретаря переименована в должность секретаря-референта. В этом случае в трудовой книжке нужно сделать соответствующую запись. Образец смотрите на далее.

Перевод в другое структурное подразделение

Перевод на другую должность. Если сотрудника переводят с одной должности на другую и при этом структурное подразделение не указано, следует сделать запись о переводе. Образец смотрите на с. 114.

Обратите внимание. так, как показано выше, делают записи о переводе исключительно внутри организации, где работает сотрудник, то есть в рамках одного юридического лица. Если осуществляется перевод из одной компании в другую, такой перевод делается через увольнение и последующий прием на работу в новую организацию.

И должность, и структурное подразделение изменились. В этом случае необходимо конкретизировать запись и о новой должности, и о новом структурном подразделении. Образец смотрите далее.

Обучение без отрыва от производства

Повышение квалификации, стажировка, профессиональная переподготовка являются дополнительным профессиональным образованием. Об этом говорится в пункте 7 Типового положения об образовательном учреждении дополнительного профессионального образования (повышения квалификации) специалистов, утвержденного постановлением Правительства РФ от 26.06.95 № 610. Согласно пункту 28 этого документа слушателям, успешно завершившим курс обучения, выдают следующие документы государственного образца:

— удостоверение о повышении квалификации — для лиц, прошедших краткосрочное обучение или участвовавших в работе тематических и проблемных семинаров по программе в объеме от 72 до 100 часов;

— свидетельство о повышении квалификации — для лиц, прошедших обучение по программе в объеме свыше 100 часов;

— диплом о профессиональной переподготовке — для лиц, прошедших обучение по программе в объеме свыше 500 часов;

— диплом о присвоении квалификации — для лиц, прошедших обучение по программе в объеме свыше 1000 часов.