Аккредитация лаборатории в Росаккредитации - Страница 165

и наш архив покажу, жалею, что нельзя сейчас чуть поправить, про электронный архив тут нет совсем, только про резервное копирование у меня описывается чуть-чуть в управлении записями и управлении документацией.
про доступ нет ничего, но нас пока всего 3 человека в ИЛ.

13.1. В архиве ИЛ хранится следующая документация:
? нормативную и методическую документация;
? заявки на проведение испытаний и договоры с организациями;
? договоры по субподрядным работам и аренде оборудования;
? материалы по рекламациям;
? завершенные журналы регистрации образов (проб), регистрации результатов испытаний, рабочие журналы, журналы внутреннего и внешнего контроля, отчеты и т.д.;
? пакет документов аккредитованной лаборатории (Аттестат аккредитации с областью аккредитации, Паспорт, Положение, Руководство по качеству, заявка, договор на аккредитацию и т.д.);
? акты инспекций;
? приказы и распоряжения руководства;
? эксплуатационную документацию на средства измерения и испытательное оборудование, графики их поверки и калибровки, методики калибровки и аттестации;
? документы, содержащие сведения о компетентности сотрудников ИЛ.
13.2. Хранение контрольных копий и оригиналов документов осуществляется в архиве.
13.3. Передача дел в архив осуществляется по описям дел. Документы передаются в архив по окончанию их делопроизводства.
13.4. Техническая документация сдается в Архив в течение 2 рабочих дней после выполнения работ на бумажном носителе.
13.5. Архив располагается в специально оборудованном шкафу.
13.6. Хранение документации в архиве осуществляется при соблюдении секретности и конфиденциальности по отношению к заказчикам.
13.7. Все документы, поступающие в архив, подлежат регистрации в Журнале архивации (Приложение В).
13.8. Дела, поступающие в архив, имеют следующее оформление:
? подшивку или переплет дела;
? нумерацию листов дела;
? лист-заверитель (Приложение Д);
? опись дела и в случае необходимости внутренняя опись документов дела (Приложение Д).
13.9. Ответственным за ведение архива является назначенный в установленном порядке сотрудник ИЛ.
13.10. В случае производственной необходимости архивные документы могут быть выданы для временного пользования сотрудникам лаборатории либо другим организациям. Выдача документов регистрируется в Книге выдачи документов (Приложение Г), в случае, если документы выдаются другим организациям, составляется Акт о выдаче дел во временное пользование другим организациям (Приложение Е).
13.11. Сотрудник лаборатории, получивший документ из архива, несет личную ответственность за соблюдение конфиденциальности информации, полученной из архива и за сохранность документа.
13.12. Срок хранения документов в архиве 5 лет.
13.13. Контрольный пакет документов аккредитованной лаборатории хранится в архиве в течение срока действия аттестата аккредитации.
13.14. Уничтожение документов из архива производится посредством шредера.
13.15. Отбор документов на уничтожение и составление на них Акта о выделении документов к уничтожению производится по истечении срока хранения документа.

И есть вопрос. Архив - это шкаф у нас, амбарный замок нужно вешать?

Дата: Четверг, 12.03.2015, 14:33 | Сообщение # 2466

200?'200px':''+(this.scrollHeight+5)+'px');"> критика только приветствуется

Не критикуя (!) пишу, коллеги, желая как можно серьезнее и полнее описать тот или иной процесс, не забывайте о том, что по всему написанному придется отвечать "кровью"
Т.е. мы принимаем на себя обязательства. И брать надо ровно столько, чтобы ОНО не мешало жить и работать!
Мы наслушались, начитались всякого разного. Разволновались. Читаем внимательно типовую инструкцию по проведению процедуры подтверждения ИЛ. Слушаем вебинары. Стараемся, как можем, ведь хотим пройти процедуру подтверждения компетентности с первого разу - это нормальные устремления здоровых на голову людей.
Но, не нужно впадать в крайности. Совершенству нет предела! Можно описать даже простейшую процедуру так, что забодаешься раньше, чем сделаешь.
Эксперты вежливо и не очень "подсказывают" что надо усилить, углУбить, расширить и т.д.
А мы должны помнить, что с добровольно прописанными в процедурах СМК обязательствами нам жить и работать. Не брать на себя лишних обязательств, ограничиться тем, что действительно необходимо и без чего РА не пропустит - вот наша задача.
У меня была ситуация (может быть уже рассказывала). Методичка по делопроизводству у нас написана на 34 листах печатного текста! Там все так, как требуется и как у нас в фирме заведено на самом деле. Документ готовили тщательно. А на ИК эксперт РА видно не найдя ничего сильно существенного, решила сделать мне "серьезное" замечание, прикопалась к вот этой методичке по делопроизводству! Сказала, что вышел в текущем году (текущем на момент проверки) новый ФЗ об архивном деле в РФ, вот Вы бы оттуда взяли себе в методичку кое-чего.
Сначала я кинулась искать тот ФЗ. А минут через пять вернулась к проверяющей и дала отлуп по полной - никаким боком ФЗ об архивном деле в РФ к процессу аккредитации не относится и сам ФЗ не включен в список обязательных "к зачету" документов.
Эксперт умылась, грубо говоря. Промямлила что-то про то, что это было бы полезно, но я держалась жестко - мне с этой методичкой жить и выполнять все там описанное, поэтому будет так как мы написали, а не описано в каком-то понравившемся Вам лично ФЗ.
На том и расстались.
Замечаний по делопроизводству в акте не было!
Я не похвалиться своей стойкостью хотела, коллеги, а напомнить, что нашими действиями, возможно, исподволь руководят, нагоняя на нас страху, чтобы мы сами себя незримыми веревками скрутили и так, и эдак.
Не забываем классику, коллеги: главное - вовремя остановиться.
Говорю, что думаю, и думаю, что говорю.

Дата: Четверг, 12.03.2015, 17:20 | Сообщение # 2467

200?'200px':''+(this.scrollHeight+5)+'px');"> Архив - это шкаф у нас, амбарный замок нужно вешать?

У нас заперт на внутренний замок.

Второй вопрос: нужно-ли опечатывать архив и если да, то где и чем это регламентируется?

А еще у нас написано, что в архив сдаются только ПОДЛИННИКИ документов.

200?'200px':''+(this.scrollHeight+5)+'px');"> Архив - это шкаф у нас, амбарный замок нужно вешать?

200?'200px':''+(this.scrollHeight+5)+'px');"> У нас заперт на внутренний замок.

В нашем архивном шкафу дужки большие, а дырочки в дужках маленькие. ориентируясь на дырочки, купили замочек для почтового ящика и он не подошел. взяли веревочку, пропустили через дырочки в дужках. завязали узелок и концы опечатали полоской бумажки с печатью лаборатории и датой опечатывания. и стоит это все в запертой комнате.
Архивирование документов у нас организовано следующим образом:
1. В архив сдаются записи (протоколы, отчеты, журналы) прошлого года. записи текущего года подшиваются в соответствующие папки и хранятся в лаборатории у исполнителей.
2. ВСЕ действующие внутренние и внешние документы хранятся НЕ в архиве, а у менеджера (контрольные экземпляры) и у исполнителей - учтенные копии. после минования надобности (ДМН) как правило бумажный вариант этого уничтожается а скан-копии хранятся на внешнем носителе. Ну за редким исключением оставленным "для справок". хранить отмененные бумажные ГОСТЫ, имея Техэксперт смысла не вижу.

200?'200px':''+(this.scrollHeight+5)+'px');"> ? нормативную и методическую документация;

200?'200px':''+(this.scrollHeight+5)+'px');"> пакет документов аккредитованной лаборатории (Аттестат аккредитации с областью аккредитации, Паспорт, Положение, Руководство по качеству, заявка, договор на аккредитацию и т.д.); И каждый раз изымаете и изъятие документируете?
? акты инспекций;
? приказы и распоряжения руководства;
? эксплуатационную документацию на средства измерения и испытательное оборудование, графики их поверки и калибровки, методики калибровки и аттестации;
? документы, содержащие сведения о компетентности сотрудников ИЛ.

Мне кажется, что всеэто ДОЛЖНО хранится все-таки в лаборатории.

200?'200px':''+(this.scrollHeight+5)+'px');"> Техническая документация сдается в Архив в течение 2 рабочих дней после выполнения работ на бумажном носителе.

- А если сдали - на 3 день - будете иметь несоответствие при проверке.

200?'200px':''+(this.scrollHeight+5)+'px');"> Архив располагается в специально оборудованном шкафу.

Ну как мы "специально " шкаф оборудовали см. выше.
В общем, в январе 15 года записи за 14 год прошнуровываются через дырки от дырокола, листы нумеруются, концы опечатываются бумажкой с указанием количества листов. составляется краткая опись, копия описи вкладывается в папку с прошитой "единицой хранения", оригиналы описей хранятся у менеджера. надо что-то изъять - составляем акт, что что-то изъяли по такой-то причине, и потом все вернули, заново прошили. положили на место и такого-то числа опечатали шкаф. "Единицу хранения" повторно опечатываем с сохранением первичной бумажки.

200?'200px':''+(this.scrollHeight+5)+'px');"> Вот корректирующих и предупреждающих действий нет. Об этом тоже писать?

чтобы в лаборатории не было корректирующих, а тем более предупреждающих - такого не бывает. скорее всего Вы свои корректирующие и предупреждающие просто не документируете, а для экспертов это основание сказать (и НАПИСАТЬ. ) что СМК у Вас не внедрена и не действует. Со всеми вытекающими.

Сообщение отредактировал Albina_Dzava - Четверг, 12.03.2015, 20:30

Испытательная лаборатория: УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАМИ

3 (23.7) Система управления документацией (правила документооборота)

3.1 Управление внутренней документацией

3.2 (23.7.а) Правила утверждения и регистрации документов

3.3 (23.7.б) Правила учета и документирования результатов исследований (испытаний) и измерений, в том числе правила формирования и внесения изменений в протоколы исследований (испытаний) и измерений, требования к содержанию таких протоколов

3.4 (23.7.в) Правила ознакомления работников ИЛ с документами

3.5 (23.7.г) Правила резервного копирования и восстановления документов

3.6 (23.7.д) Правила обеспечения актуальности используемых версий документов, в том числе правила обеспечения актуальности используемых версий документов, содержащихся в федеральном информационном фонде технических регламентов и стандартов

3.7 (23.7.е) Правила, обеспечивающие наличие в бумажном и (или) электронном виде, в том числе с использованием электронных справочно-правовых систем, нормативных правовых актов, документов в области стандартизации, правил и методом исследований (испытаний) и измерений

3.8 (23.7.ж) Правила пересмотра документов и внесение изменений в документы

3.9 (23.7.з) Правила, предусматривающие фиксацию в системе управления документацией даты внесения в документы соответствующих изменений и конкретного работника, внесшего соответствующие изменения

3.10 (23.7.и) Система хранения и архивирования документов, в том числе правила хранения и архивирования документов

3.11 (23.7.к) Правила систематизации и ведения архива документов

3.12 Правила уничтожения архивных документов

3.13 (23.7.л) Систематизированное ведение сведений о работниках лаборатории, непосредственно осуществляющих проведение исследований (испытаний) и измерений

Приложение 1 Форма журнала входящей корреспонденции

Приложение 2 Форма журнала исходящей корреспонденции

Приложение 3 Форма журнала регистрации организационно-распорядительных документов

Приложение 4 Форма журнала регистрации движения образцов (проб)

Приложение 5 Форма журнала регистрации протоколов испытаний

Приложение 6 Формы протоколов испытаний

Приложение 7 Форма Акта оценки соответствия

Приложение 8 Форма журнала приема документов в архив

Приложение 9 Форма журнала выдачи документов из архива и возврата в архив

Приложение 10 Форма журнала регистрации претензий (жалоб)

Приложение 11 Форма документа Сведения о работниках Испытательной лаборатории

Лист ознакомления работников ИЛ 22

Пунонов Илья Сообщений: 103 Благодарностей отдано: 4 Благодарностей получено: 10

1 Назначение и область применения

Настоящая процедура устанавливает единый порядок разработки, учета и ведения документации в Испытательной лаборатории ООО «ИЛ» (далее ИЛ).

Требования настоящей процедуры обязательны к применению всеми работниками ИЛ.

Настоящая процедура входит в состав документов системы менеджмента качества (далее СМК), обеспечивающих функционирование процесса «Управление документацией», «Управление записями» в соответствии с требованиями ГОСТ ИСО/МЭК 17025-2009 «Общие требования к компетентности испытательных и калибровочных лабораторий» и Приказа №326 от 30.05.2014 г. «Об утверждении критериев аккредитации, перечня документов, подтверждающих соответствие заявителя, аккредитованного лица критериям аккредитации, и перечня документов в области стандартизации, соблюдение требований которых заявителями, аккредитованными лицами обеспечивает их соответствие критериям аккредитации».

2 Общие положения

Настоящий документ разработан в соответствии с требованиями ГОСТ ИСО/МЭК 17025-2009 «Общие требования к компетентности испытательных и калибровочных лабораторий» и Критерия аккредитации № 23.7 Приказа № 326 от 30.05.2014 г. «Об утверждении критериев аккредитации, перечня документов, подтверждающих соответствие заявителя, аккредитованного лица критериям аккредитации, и перечня документов в области стандартизации, соблюдение требований которых заявителями, аккредитованными лицами обеспечивает их соответствие критериям аккредитации». устанавливает систему управления документацией ИЛ (правил документооборота).

Ответственным за соблюдение правил документооборота, изложенных в данном документе, является ответственный сотрудник ИЛ.

Настоящий документ включает в себя правила управления следующими видами документации:

• документами СМК;
• нормативной документацией (далее НД);
• организационно-распорядительной документацией (далее ОРД).

К документам, управляемым СМК, относятся:

• Документы внешнего происхождения, перечисленные в «Руководстве по качеству» (далее РК);
• РК, политика и цели в области качества, документируемые процедуры ИЛ;
• ОРД (приказы, распоряжения, протоколы и акты, содержащие решения);
• деловая корреспонденция (входящие письма, исходящие письма, телеграммы, факсы и т.п.);
• записи;
• формы бланков.

Правила управления данными документами предусматривает:

• проверку документов на адекватность до их выпуска;
• анализ и актуализацию по мере необходимости и переутверждение документов;
• обеспечение идентификации изменений и статуса пересмотра документов;
• обеспечение наличия соответствующих версий документов в местах их применения;
• обеспечение сохранения документов четкими и легко идентифицируемыми;
• обеспечение идентификации документов внешнего происхождения и управление их рассылкой;
• предотвращение непреднамеренного использования устаревшими документами и применение соответствующей идентификации таких документов, оставленных для каких-либо целей.

В рамках СМК ИЛ функционируют следующие виды документации, представленные в пяти уровнях:

уровень 1: Политика в области качества и РК.

уровень 2: документированные процедуры СМК, методики выполнения исследований (испытаний) и измерений, требования к объектам контроля согласно области аккредитации.

уровень 3: документы по планированию (годовые планы работы ИЛ, открытия новых программ, планы выполнения конкретных научно-исследовательских проектов и т.д.); организационно-правовые и методические документы (Устав, организационная структура, должностные инструкции, методические указания, правила и др.).

уровень 4: записи – документы, содержащие достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности, необходимые для гарантии эффективной работы и управления процессами (решения, протоколы, акты, отчеты, рабочие журналы, списки, ведомости, формы бланков, перечни и т.п.).

БАЗОВЫЙ уровень: правовые, нормативные и технические документы, устанавливающие требования к продукции и проведению исследований (испытаний) и измерений; к ним относятся ТР ТС, Законы Российской Федерации, Федеральные Законы, Постановления Правительства РФ, Указы Президента РФ, приказы, распоряжения, ГОСТ Р ИСО/МЭК 17000, ГОСТ ИСО /МЭК 17025, ГОСТ ИСО 9000 и другие.

Пунонов Илья Сообщений: 103 Благодарностей отдано: 4 Благодарностей получено: 10

Пунонов Илья Сообщений: 103 Благодарностей отдано: 4 Благодарностей получено: 10

3 (23.7) Система управления документацией (правила документооборота)

Требования РК и документированных процедур являются обязательными для руководителя и работников ИЛ, задействованных в проведении исследований (испытаний) и измерений, оценке соответствия согласно заявленной области аккредитации.

РК - документ, который:

- определяет область применения СМК;

- описывает СМК в соответствии с Политикой в области качества ИЛ, а также требованиями ГОСТ ISO 9001-2011, ГОСТ ИСО/МЭК 17025-2009, Приказа № 326 от 30.05.2014 г. Минэкономразвития РФ;

- содержит ссылки на документированные процедуры СМК и другие документы.

Основными пользователями РК является высшее руководство организации и его работники, задействованные в СМК, а также все заинтересованные стороны.

Ответственным за разработку РК является менеджер по качеству ИЛ.

Разработка разделов РК и дополнительных процедур, описывающих выполнение их требований, осуществляются одновременно. Основными этапами разработки (или издания новой версии) РК являются:

1. Принятие решения о разработке (или следующей редакции) РК и издание соответствующего приказа.

2. Формирование рабочей группы и издание соответствующего приказа.

3. Определение структуры РК и назначение ответственного за разработку его разделов, формирование плана.

4. Разработка проекта РК.

5. Утверждение РК приказом руководителя ИЛ.

6. Доведение содержания РК до работников под роспись в листе ознакомления.

7. Тиражирование РК, других документов и выдача работникам под роспись в реестре выдачи в произвольной форме с указанием: №п/п, наименование документа, ФИО выдавшего документ с подписью и датой выдачи, ФИО получившего документ с подписью и датой получения.

3.1 Управление внутренней документацией

Под управлением внутренней документацией в СМК понимается:

• организация разработки документов;
• разработка и оформление документов в соответствии с установленными потребностями и существующими нормами;
• согласование, утверждение, регистрация и организация процесса ввода документов в действие;
• создание механизма рассылки документов;
• хранение документации;
• внесение изменений в документы;
• архивирование и уничтожение документов.

3.2 (23.7.а) Правила утверждения и регистрации документов

3.2.1 Документы СМК разрабатываются менеджером по качеству, подписываются у руководителя ИЛ и утверждаются генеральным директором ООО «ИЛ». Документы ОРД составляются руководителем ИЛ и утверждаются генеральным директором ООО «ИЛ». До подачи документов на утверждение, они проходят проверку на адекватность. При возникновении замечаний и дополнений, ответственный работник вносит в документы соответствующие изменения и вновь представляет их на проверку.

Требованием к оформлению РК и документированным процедурам является наличие на титульном листе наименования документа, подписи руководителя ИЛ и генерального директора ООО «ИЛ», даты утверждения и печати, справочных данных об организации.

Также требованием к оформлению РК является указание номера редакции на титульном листе и в нижнем колонтитуле, после наименования документа.

Каждый лист всех документов СМК для обеспечения его идентификации снабжен нижним колонтитулами с указанием наименования организации, наименование документа, даты введения, номер страницы из общего числа страниц:

Все документы СМК и изменения (дополнения) к ним вводятся в действие приказом генерального директором ООО «ИЛ».

3.2.2 Каждый документ ИЛ подвергается регистрации.

Ответственный за делопроизводство ведет Журналы:

- входящей и исходящей корреспонденции (Приложение 1, Приложение 2);

- регистрации организационно-распорядительных документов (Приложение 3).

Присвоение номера документу производиться с указанием номера по порядку и даты регистрации.

Журналы должны быть прошиты, скреплены печатью и подписью генерального директора ООО «ИЛ» с указанием количества пронумерованных листов.

Также допускается ведение этих журналов в электронном виде.

Данные журналы заполняется по факту регистрации документа.

3.2.3 Деловая корреспонденция ИЛ включает в себя все документы, приходящие в адрес ИЛ факсом, почтой, электронной почтой или приносимые лично (входящие: письма, запросы, заявки и т.д.), и все документы, отсылаемые факсом, почтой или электронной почтой в адрес других организаций (исходящие: письма, предложения, копии финансовых документов и т.д.).

Вся корреспонденция ИЛ, приходящая и исходящая, регистрируется ответственным за делопроизводство «Журнале регистрации входящей корреспонденции» (Приложение 1) и «Журнале регистрации исходящей корреспонденции» (Приложение 2).

Входящий порядковый номер документа проставляется в верхнем левом углу первого листа с указанием даты поступления документа в ИЛ. Нумерация в «Журнале регистрации входящей и исходящей корреспонденции» обнуляется каждый год с 1 января.

После регистрации вся входящая документация передается ответственным за делопроизводство на рассмотрение руководителю ИЛ. После рассмотрения корреспонденция возвращается ответственному за делопроизводство с пометкой о направлении непосредственным исполнителям для формирования письменного ответа или выполнения поручения. Ответственный за делопроизводство в данном журнале ставит ФИО исполнителя.

Подготовленные исполнителями ответы перед отправкой регистрируются ответственным за делопроизводство в «Журнале регистрации входящей корреспонденции» и «Журнале регистрации исходящей корреспонденции».

Письмо оформляется на фирменном бланке организации и должно содержать следующую информацию:

2. номер письма, на которое отправляется ответ;

3.адресат, кому отправляется письмо (Ф.И.О. организация, факс, адрес);

5.право подписи письма имеют: генеральный директор ООО «ИЛ», если письмо содержит финансовые данные, то подписывается также главным бухгалтером.

6.Визирует письмо руководитель ИЛ в случае, если письмо касается деятельности ИЛ

Письма, содержание информацию о деятельности ИЛ, регистрируются ответственным за делопроизводство в «Журнале регистрации входящей корреспонденции» и в «Журнале регистрации исходящей корреспонденции» с присвоением номера исходящему письму, указанием даты его регистрации, наименования организации, краткого содержания письма и фамилии исполнителя. На усмотрение руководителя организации, отправка (корреспонденции, посылок) может осуществляться любыми доступными способами, обеспечивающими гарантированную доставку получателю.

После исполнения деловая корреспонденция, подшивается ответственным за делопроизводство в папку «Исходящие письма» или в папку «Входящие письма».

Пунонов Илья Сообщений: 103 Благодарностей отдано: 4 Благодарностей получено: 10

3.3 (23.7.б) Правила учета и документирования результатов исследований (испытаний) и измерений, в том числе правила формирования и внесения изменений в протоколы исследований (испытаний) и измерений, требования к содержанию таких протоколов

3.3.1 В процессе проведения исследований (испытаний) и измерений учет движения образцов фиксируется в «Журнале регистрации движения изделий (образцов)» (Приложение 4). Количество образцов по каждой методике исследований (испытаний) и измерений указано в программе испытаний. Исполнители указанные в данном журнале, проводят исследования (испытания) и измерения в строгом соответствии с программой испытаний.

Все протоколы испытаний вносятся в «Журнал регистрации протоколов испытаний» (Приложение 5). Заполняет данный журнал ответственный за проведение исследований (испытаний) и измерений. В «Журнале регистрации протоколов испытаний» также фиксируется: наименование продукции, заказчик, дата испытаний, дата получения результатов и т.п..

Результаты исследований (испытаний) и измерений, проведенного по одной программе испытаний, оформляются протоколом испытаний в соответствии с ГОСТ ИСО/ МЭК 17025-2009 и НД на методы испытаний.

Протоколы исследований (испытаний) и измерений содержат всю требуемую заказчиком и необходимую для толкования результатов информацию, а также сведения, требуемые для реализации используемого метода.

Протокол исследований (испытаний) и измерений подписывают инженер-испытатель и руководитель ИЛ. Каждая страница протокола исследований (испытаний) и измерений идентифицируется путем надписи в нижнем колонтитуле справа «Страница __ из ___» с целью предотвращения её замены.

3.3.2 Внесение изменений в протоколы исследований (испытаний) и измерений производится только с письменного разрешения руководителя ИЛ в случаях, когда по объективным причинам были проведены дополнительные исследования (испытания) и измерения по согласованию с заказчиком.

Изменения в протоколах исследований (испытаний) и измерений после их оформления производятся только в виде дополнения, являющегося неотъемлемой частью протокола исследований (испытаний) и измерений, включающего в себя следующую формулировку: «Дополнение к протоколу испытаний №___ дата ____, объект испытаний, метод испытаний и другая необходимая информация».

3.3.3 В течении трёх рабочих дней с даты оформления протокола и дополнения исследований (испытаний) и измерений данные о них вносятся в Федеральную Государственную Информационную Систему Росаккредитации.

3.3.4 После проведения исследований (испытаний) и измерений остатки образцов уничтожаются по акту утилизации (Приложение 7).

3.4(23.7.в) Правила ознакомления работников ИЛ с документами

Руководитель ИЛ или сотрудник, назначенный приказом руководителя, доводит до работников каждый из документов ИЛ. После изучения и ознакомления с областью аккредитации, РК и документированными процедурами, а также с должностными инструкциями каждый работник ИЛ ставит свою подпись, подтверждающую факт ознакомления.

Ознакомление работников с новыми документами руководитель ИЛ производит по мере их поступления. При этом в необходимых случаях организует изучение этих документов (например, руководящие указания Росаккредитации, новые НД).

3.5 (23.7.г) Правила резервного копирования и восстановления документов

Настоящие правила устанавливают порядок резервного копирования и восстановления документов, выполненных в электронном и бумажном виде. Документы, пришедшие в негодность или утерянные, должны быть восстановлены.

Ответственным за резервное копирование и восстановление документов является заместитель руководителя ИЛ.

На персональных компьютерах осуществляется настройка автоматического сохранения резервной копии в стандартных программах текстового редактирования. В результате данной операции сохраняется копия, при удалении или повреждении документа. Резервные копии сохраняются в той же папке, что и исходный документ, с именем файла Копия Имя _ документа . При каждом сохранении документа новая резервная копия заменяет существующую резервную копию. Также в конце каждой недели данные копируются на переносной жесткий диск.

Резервное копирование и восстановление документов выполненных в бумажной форме осуществляется посредством создания копий. При установлении причин утраченных подлинников документов, принимаются меры по восстановлению этих документов.

До восстановления подлинника составляется акт о списании пришедшего в негодность или утерянного подлинника в свободной форме. Акт о списании утверждается руководителем ОС.

Надпись, подтверждающая правильность восстановленного бумажного подлинника, должна содержать: «Восстановлено с копии».

Верно: (подпись, фамилия и дата).

3.6 (23.7.д) Правила обеспечения актуальности используемых версий документов, в том числе правила обеспечения актуальности используемых версий документов, содержащихся в федеральном информационном фонде технических регламентов и стандартов

3.6.1 Ответственный за актуализацию фонда НД является заместитель руководителя ИЛ.

ИЛ имеет фонд актуальных НД в бумажном виде, регламентирующие работы ИЛ по проведению исследований (испытаний) и измерений.

Обеспечение актуальности ИЛ НД происходит посредством использования справочно-поисковой системы «Консультант плюс». Эта система является для ИЛ источником получения актуальных электронных версий НД, которые имеют статус официального издания.

Ответственный за актуализацию фонда НД еженедельно обновляет базу документов, которые имеют непосредственное отношение к работе ИЛ, выявляет и отбирает новые документы и (или) новые редакции документов уже используемых в работе ИЛ.

Отобранные документы и (или) новых редакций документов необходимые для использования в работе ИЛ актуализируются ответственным за актуализацию фонда НД путем занесения в электронную базу документов ИЛ в неизменяемом формате на общедоступном электронном ресурсе с указанием в имени файлов наименования, номера и даты ввода в действие НД.

Также источниками актуальной информации по НД могут быть: информация на официальных сайтах Федеральной службы по аккредитации и других федеральных служб, агентств, министерств, ведомств и т.д. а также публикации в СМИ и научно-технических изданиях.

В случае отмены НД ответственный за актуализацию фонда НД:

для электронных версий НД - переносит соответствующие электронные версии НД из папки «Актуальные НД» в папку «Недействующие НД» на общедоступном электронном ресурсе; для версий в бумажном виде – изымает официальное издание НД и передаёт в архив по установленным правилам, копии НД уничтожает.

3.6.2 Правила наличия необходимых документов в местах их применения работниками ИЛ

Каждый работник ИЛ имеет комплект копий документов НД, необходимых для выполнения своих функциональных обязанностей.

При проведения исследований (испытаний) и измерений необходимо наличие копий технической документации на каждое СИ и ИО, включая технические паспорта, инструкции по эксплуатации, свидетельств о поверке и т.д.

3.7 (23.7.е) Правила, обеспечивающие наличие в бумажном и (или) электронном виде, в том числе с использованием электронных справочно-правовых систем, нормативных правовых актов, документов в области стандартизации, правил и методом исследований (испытаний) и измерений

Ответственный за актуализацию фонда НД обеспечивает наличие НД в бумажном и электронном виде.

ИЛ обеспечено фондом НД в бумажном виде и (или) электронном виде, регламентирующие работы ИЛ по проведению исследований (испытаний) и измерений.

Обеспечение ИЛ НД происходит посредством использования справочно-поисковой системы «Консультант плюс». Эта система является для ИЛ источником получения электронных версий НД, которые имеют статус официального издания.

Электронные версии НД хранятся в неизменяемом формате на общедоступном электронном ресурсе ИЛ.

Документы из электронного вида переводятся в бумажный вид по необходимости.

Пунонов Илья Сообщений: 103 Благодарностей отдано: 4 Благодарностей получено: 10

3.8 (23.7.ж) Правила пересмотра документов и внесение изменений в документы

Каждый документ СМК подлежит периодической проверке со стороны менеджера по качеству.

Целью проверки является подтверждение актуальности основных положений документа либо принятие решения о необходимости его существенной переработки с изменением номера редакции.

Периодичность проверки составляет не менее одного раза в год, при необходимости проверка может быть проведена ранее планируемого срока.

При проверке анализируется полный текст документа на соответствие действующему нормативному документу.

По мере функционирования СМК ИЛ может быть обнаружена необходимость внепланового внесения изменений в документы СМК. В этом случае проект необходимых изменений согласовывается с руководителем ИЛ, в случае его утверждения, передается менеджеру по качеству для внесения в документы СМК.

Изменения вносятся менеджером по качеству в каждый документ СМК. Работники, деятельность которых регламентируется документом, подвергшимся изменению, информируются менеджером по качеству о произведенном изменении. Работник должен расписаться об ознакомлении с документом СМК в приказе о введении в действие данного документа.

3.9 (23.7.з) Правила, предусматривающие фиксацию в системе управления документацией даты внесения в документы соответствующих изменений и конкретного работника, внесшего соответствующие изменения

Незначительные изменения в документах СМК допускаются по приказу генерального директора ООО «ИЛ» доверить руководителю ИЛ назначение ответственного работника для внесения этих изменений. Незначительные изменения – это устранение грамматических и орфографических ошибок, опечаток. Эти изменению регистрируются в «Листе регистрации изменений» с фиксацией даты внесения изменений и проставления подписи работника, внесшего соответствующие изменения.

Значительные изменения вносятся путём выпуска новой редакцией документа СМК с фиксацией даты введения в действие в самом документе СМК на титульном листе и в нижнем колонтитуле справа «Дата введения:_____201_».

3.10 (23.7.и) Система хранения и архивирования документов, в том числе правила хранения и архивирования документов

3.10.1 Контрольные экземпляры документов СМК хранятся в условиях, исключающих их порчу или потерю. Полный комплект контрольных экземпляров документов СМК хранится у Руководителя ИЛ. Право доступа к документам СМК имеют Руководитель ИЛ, менеджер по качеству, ответственный за делопроизводство в соответствии с возложенными на него функциями по выдаче документов работникам, снятии ксерокопий, в том числе для передачи сторонним организациям (по распоряжению Руководителя ИЛ).

В случае их отмены или переутверждения копии контрольных экземпляров старой версии изымаются из обращения менеджером по качеству. Контрольные экземпляры старой версии помечаются надписью «Отменено» и передаются менеджером по качеству в архив ответственному за делопроизводство и архив, который хранит их в папке «Отмененные документы СМК».

3.10.2 Нормативные и методические документы находятся на хранении в электронном, неизменяемом виде на общедоступном электронном ресурсе ИЛ. Перечень этих документов на бумажном носителе хранится у Руководителя ИЛ.

3.10.3 Оригиналы ОРД вместе со списками ознакомленных хранятся в папке «Организационно-распорядительные документы» в течение пяти лет в условиях, исключающих их порчу и/или утрату. Место хранения папки определяет Руководитель ИЛ. По истечении пяти лет документы, не представляющие ценности для дальнейшего хранения, по решению Руководителя ИЛ могут быть уничтожены ответственным за делопроизводство и архив. Копии ОРД, находящиеся в распоряжении работников, могут быть уничтожены после выполнения поручений по решению самих работников.

Приказы о работниках хранятся в течение 10 лет в папке «Личные дела» в кабинете Руководителя ИЛ.

3.10.4 Архив предназначен для хранения документов, которые не используются в текущем делопроизводстве, а также для востребования отдельных документов и данных в случае необходимости.

Для документов архива выделяются закрывающиеся на ключи (замки) шкафы, ключи от которых находятся у ответственного за делопроизводство и архив или в его отсутствие у назначенного руководителем ИЛ ответственного работника. Шкафы разделены на секции (полки) по видам документов, которые имеют свою нумерацию и наименование. В шкафах находятся дела с описью.

Ответственный за делопроизводство и архив ИЛ в своей деятельности при ведении архива руководствуются федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», руководящими и инструктивными документами Федеральной архивной службы РФ.

3.11 (23.7.к) Правила систематизации и ведения архива документов

В результате работы ИЛ документы подразделяются на 3 группы:

- документы, предназначенные для архивного хранения;

- документы, подлежащие уничтожению;

- документы, необходимые для дальнейшего использования в делопроизводстве.

3.11.1 Условия передачи документов в архив

Документы более чем 3-х летнего срока давности могут быть размещены в архиве.

Работниками ИЛ передаются ответственному за делопроизводство и архив документы по мере их накопления и фактической их потребности.

Ответственный за делопроизводство и архив при приеме документов в архив заполняет «Журнал приема документов в архив» (Приложение 8), где ставит свою роспись о приеме дела в соответствующей графе, а работник, сдавший это дело, ставит свою роспись.

Документы, отобранные на архивное хранение, требуют дополнительного оформления:

- документы формируются в дела по своему предназначению и расположенности в хронологическом порядке;

- листы дела нумеруются;

- в конце дела подписывается заверительный лист по форме, представленной на рисунке 2;

Заверительный лист дела №______

«____» _______________20 г.

В деле подшито и пронумеровано ________________________ листа (ов)

(цифрами и прописью)

в том числе: литерные листы____________________________________________

листов внутренней описи______________________________________________

(цифрами и прописью)

Должность Подпись Ф.И.О.

Рисунок 2 Заверительный лист

- на наиболее важные документы составляется внутренняя опись;

-дело переплетается или сшивается;

- на обложке дела указывается срок хранения, крайние даты дела и количество листов.

Пунонов Илья Сообщений: 103 Благодарностей отдано: 4 Благодарностей получено: 10

3.11.4 Сроки хранения в архиве документов (групп документов)

Дела, подготовленные на архивное хранение, делятся на 2 группы:

- дела по личному составу;

- дела по основной деятельности.

На каждую группу дел составляются отдельные описи: опись № 1 (дело по основной деятельности) и опись № 1 л/с (дел по личному составу).

Форма описи приведена на рисунке 3.

Генеральный директор ООО «ИЛ»

Руководитель ИЛ: / ______________/

«_____» _____________20 г.

Рисунок 3 Форма описи дел

В зависимости от значимости документов устанавливаются сроки хранения: 6 мес. 1 год, 3 года, 5 лет, 10 лет, 50 лет, 75 лет, постоянно и «ДМН» (до минования надобности). Срок «ДМН» определяется ИЛ, исходя из ценности документа.

При исчислении сроков хранения учитываются только годы. Определение сроков хранения документов производится по «Перечню документов, образующихся в деятельности Госкомитетов, Министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения» М. Росархив, 2011 г.

Сроки хранения документов ИЛ представлены в таблице 1.

Пунонов Илья Сообщений: 103 Благодарностей отдано: 4 Благодарностей получено: 10