Правила заполнения трудовых книжек в 2016, а так же книги их движения

Трудовая книжка – официальный документ, главное предназначение которого состоит в отражении трудового стажа гражданина, в том числе общего, непрерывного и специального.

Учет осуществляется строго по датам. В данной статье мы рассмотрим основные моменты, связанные с заполнением, хранением и учетом данного документа.

Основными законодательными актами, которые в настоящее время регулируют вопросы хранения, ведения и заполнения трудовых книжек, являются:

1. Трудовой Кодекс нашей страны со всеми его изменениями и поправками с момента принятия.
2. Постановление исполнительного органа – Правительства России под номером 225 «О трудовых книжках».
3. Инструкция по заполнению трудовых книжек, указанная в постановлении Правительства РФ под номером 69.

Зачастую в вышеперечисленных документах обнаруживается немалое количество противоречий. Если и вы столкнулись с подобной ситуацией, помните – руководствоваться следует главным актом – Трудовым Кодексом.

Согласно действующему российскому законодательству ответственность за вопросы, связанные с трудовыми книжками в организации, лежит на плечах работодателя. Непосредственную же ответственность за все вопросы, связанные с трудовыми книжками (ведение, хранение) отвечает назначенное им лицо – например, директор по персоналу. Таким образом, при отсутствии в организации данного сотрудника всеми кадровыми вопросами, в том числе и заполнением трудовых книжек, ведает руководитель.

Трудовая книжка – документ, который обязан иметь каждый сотрудник организации, входящий в штат на протяжении не менее 5-ти дней и для которого данное место работы является основным.

Оформление трудовых книжек также должно осуществляться в отношении сезонных и временных работников и тех, кто подлежит социальному страхованию.

Сокращения при заполнении трудовой книжки не допускаются – все записи должны быть прописаны полностью. Кроме того, каждая запись нумеруется арабскими цифрами. Если необходимо проставить цифру до 10 – например, 7 марта, то перед ней ставится 0.

При приеме каждого сотрудника на работу ответственное лицо должно удостовериться в подлинности представляемого им документа. Во-первых, на титульном развороте трудовой книжки обязательно должна находиться печать – штамп первой организации, в которой трудился гражданин. Без данного элемента трудовая книжка считается недействительной. Также кадровику необходимо сверить паспортные данные. При ненадлежащем оформлении документа за счет работника оформляется его дубликат.

В трудовую книжку не допустимо внесение сведений о каких бы то ни было взысканиях со стороны руководства. Исключением из данного правила является пометка об увольнении.

• сведения о гражданине;
• сведения о его трудовом пути;
• сведения о награждениях.

Данные о сотруднике располагаются на титульном развороте трудовой книжки и представляют собой информацию об имени человека, его дате рождения, уровне образования и полученной профессии. Прописывать вышеперечисленные сведения можно только в полностью, сокращения не допускаются .

В качестве подтверждения используются соответствующие документы – оригинал паспорта или другого документа, удостоверяющего личность и диплом о профессиональном образовании. Закрепляется оформление главного листа трудовой книжки печатью организации, а также подписями работника и кадровика.

Второй раздел трудовой книжки – сведения о работе – предполагает проставление данных о приеме сотрудника на работу, переводах и факте увольнения. При этом обязательно должна быть проставлена дата, должность и юридическое название компании. Также все записи сопровождаются номером соответствующего документа – например, приказа и штампом юридического лица.

В третьем разделе менеджером по персоналу или другим ответственном лицом фиксируются все достижения работника, полученные им за период работы в данной компании. Указывается дата получения награды, ее наименование и номер приказа.
При окончании любого из вышеперечисленных разделов за счет работника оформляется так называемый вкладыш в трудовую книжку.

Правила и нюансы ведения трудовых книжек на предприятиях изложены в следующем видеоматериале:

К основным ошибкам. допускаемым сотрудниками службы по персоналу при заполнении трудовой книжки и последующем внесении записей в данный документ, являются:

1. Неточности в имени, фамилии и отчестве лица.
2. Ошибки при указании даты – например, указание месяца прописью, в то время как это необходимо делать арабскими цифрами.
3. Неполное указание информации об уровне образования гражданина – например, отсутствие сведений о получении гражданином второго диплома.
4. Отсутствие данных о специальности работника.
5. Отсутствие подписей – как самого сотрудника, так и ответственного лица за его прием на работу.
6. Отсутствие штампа организации.
7. Использование печати отдела кадров вместо печати юридического лица.
8. Путаница в разделах трудовой – например, внесение данных о работе в раздел о награждениях.

Согласно существующим правилам зачеркивания для исправления ошибок ни в одном из разделов трудовой книжки не допускаются. Исправить положение можно только путем признания неправильной записи недействительной и внесением новой.

При окончании трудовой книжки вовсе не обязательно заводить новый документ – достаточно сделать вкладыш. Порядок его оформления абсолютно аналогичен порядку оформления трудовой книжки. В соответствии с правилами вкладыш обязательно должен быть вшит. а вот каким образом это делать – в каком месте размещать, какими нитками пользоваться – законодательство не говорит.

Несмотря на то, что с технической точки зрения рациональнее всего вшивать вкладыш в середину трудовой книжки, все же лучше сделать это в конце документа, так как в первом случае возможны неудобства с разбивкой записей. В подавляющем большинстве случаев для этого применяют суровые нитки и делают около 4-х проколов.

В самой трудовой книжке ответственное лицо обязано указать серию и номер вкладыша и поставить соответствующую печать. Штамп можно поставить в нескольких местах – например, на титульном развороте или на внутренней стороне оборота. Главное требование – ставить печать необходимо таким образом, чтобы она не перекрывала собой других надписей.

Обязанность оплаты расходов за оформление вкладыша в трудовую полностью ложится на работника. Однако в некоторых случаях, например, при порче документа не по его вине, внести денежные средства необходимо будет виновнику.

К числу основных обстоятельств, при которых требуется выдача дубликата трудовой, можно отнести ее потерю и сильный износ, при котором дальнейшее пользование документом невозможно.

Согласно существующим правилам, в случае потери работником трудовой книжки сотрудник кадровой службы обязан в течении 15 рабочих дней выдать работнику новый документ. Отсчет данного срока начинается с того момента, как ответственное лицо получит заявление гражданина об утере трудовой книжки, где будут указаны все обстоятельства, при которых произошло данное происшествие.

При выдаче нового документа – дубликата – менеджеру по персоналу необходимо сделать пометку «Дубликат» на титульной странице вверху с правой стороны.

В том случае, если утеря трудовой книжки произошла до поступления человека в данную организацию, и он уже имел официальное место работы, то первым делом кадровик должен указать трудовой стаж гражданина. При этом работнику в качестве доказательства своего стажа потребуется представить справки, приказы и другие документы.

Трудовая относится к числу документов строгой отчетности, поэтому порядок их хранения и учета четко установлен на законодательном уровне.

Так, согласно одному из постановлений Правительства России в каждой компании обязательно должны присутствовать книги по учету трудовых книжек. Первая из них носит название приходно-расходной и предназначена для ведения контроля бланков и вкладышей рассматриваемого кадрового документа. Вторая – книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В обоих случаях требуется соблюдение определенных правил по ведению подобного рода документов – нумерации каждого листа, прошивки, заверения подписью ответственного лица (как правило, руководителя организации), скрепления соответствующей печатью или пломбировки.

При игнорировании руководством юридического лица требования по ведению книг учета и хранения трудовых книжек им грозит наказание в виде административного штрафа, величина которого колеблется от 1000 до 50 000 рублей.

Остались вопросы? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:

Это быстро и бесплатно !

Запись в трудовой книжке в 2016 году об увольнении по собственному желанию

Все российские работодатели знакомы с таким понятием, как «трудовая книжка». А вот как правильно сделать в ней запись при увольнении работника по собственному желанию, знают не все. В этой статье эксперты расскажут о нюансах этой процедуры в 2016 году.

Чтобы уметь правильно оформлять записи в трудовой книжке, в первую очередь необходимо разобраться с ее функциями, и зачем этот документ нужен.

В словаре финансовых терминов указано, что такой вид документа, как трудовая книжка, является характеристикой рабочей деятельности любого работника. Она должна быть заведена и для сезонных или временных рабочих, и для тех, кто трудится на нескольких работах по совместительству.

Этот документ имеет определенную установленную форму, утвержденную на законодательном уровне, удобную для фиксации всех видов деятельности физического лица на протяжении его работы на предприятии. Именно с помощью таких записей ведется учет трудового стажа человека. Помимо этого, любой работодатель может составить свое собственное мнение о работнике, исходя из информации, помещенной в трудовую книжку: сколько времени и на каких должностях работал, на каких предприятиях, добросовестно или нет (благодарность и награждение также оформляется как запись, вносимая в этот документ). А при увольнении отмечается и соответствующая статья, согласно которой работодатель уволил работника.

Из трудовой книжки можно узнать и личные данные о нанимаемого работника:

• фамилию, имя, отчество;
• сведения об образовании (высшее, специальное, техническое и т. д.);
• основную профессию и ее специализацию;
• переводы с одного рабочего места на другое;
• повышение или понижение в должности;
• основания для разрыва трудового договора (контракта);
• полный стаж;
• опытность и квалификацию.

Таким образом, запись, сделанная в трудовой книжке, выполняет информационную функцию, благодаря которой складывается мнение о владельце.

Расторжение трудовых отношений между работодателем и нанятым работником официально называются увольнением этого сотрудника. Увольнение по собственному желанию осуществляется по его инициативе, а не руководителя организации, где этот работник трудится.

Для того чтобы уволиться с рабочего места по своей инициативе, работник должен написать заявление на имя работодателя по определенной установленной форме. Закон предусматривает ряд оснований для такого увольнения:

• инвалидность или болезнь кого-то из близких родственников (в том числе и ребенка), требующих обязательного постоянного ухода;
• при переводе одного из супругов на постоянное рабочее место в другом городе;
• в случае обучения на стационарной форме;
• выход на пенсию.

Ссылаться при этом нужно на Трудовой кодекс нашего государства, а именно 77-ую статью – 3-й пункт. В нем говорится о правомерности и законности расторжения трудовых отношений между работником и работодателем по инициативе первого. И подтверждается такое основание статьей № 80 этого же Кодекса.

Есть несколько особенных нюансов при увольнении сотрудника по собственному желанию, их обязан учитывать тот кадровый работник предприятия, который занимается соответствующими вопросами.

Во-первых, сотрудник должен предупредить о своем желании уволиться работодателя за две недели. Такое предупреждение носит официальный характер и оформляется в письменной форме в виде заявления.

Во-вторых, такое предупреждение-заявление сотрудник может отозвать в течение этих двух недель. В подобном случае договорные отношения не будут считаться расторгнутыми официально.

В-третьих, после этого периода времени заявитель имеет полное право не выходить на свое рабочее место для выполнения своих непосредственных обязанностей. Перед этим уволившийся должен забрать свои личные бумаги, среди которых будет и документ, называемый «трудовой книжкой».

Правила: как производится запись в трудовой при увольнении работника по собственному желанию:

1. Основное правило – запись в книжку должен вносить не сам сотрудник, который увольняется, а уполномоченный на такие действия кадровик – квалифицированный специалист службы кадров.
2. Основанием для такой процедуры служат:
   • Трудовой кодекс нашего государства;
   • законодательные акты;
   • постановления правительства страны;
   • инструкции Министерства труда;
   • приказ об увольнении работника по его инициативе;
   • заявление увольняемого сотрудника о своем желании.
3. Запись осуществляется только чернилами одного из цветов – синим, фиолетовым, черным (не может этот трудовой документ содержать пометок красным, зеленым либо каким-то другим цветом, кроме трех установленных официальных).
4. Формулировки должны быть четкими, лаконичными, не содержать двусмысленных трактовок (в противном случае это может поставить факт увольнения сотрудника под сомнение).
5. Совпадение формулировок записи в этом виде документа для фиксации трудовой деятельности с фразами в приказе (распоряжении) и заявлением увольняемого сотрудника является обязательным.
6. Запись об увольнении по инициативе сотрудника датируется тем числом, которое стоит в соответствующем приказе или распоряжении.

После оформления трудовая книжка выдается уволенному сотруднику на руки, что и является прямым подтверждением разрыва всяческих трудовых отношений.

Любая запись в трудовую книжку, в том числе и об увольнении по собственному желанию, вносится по определенным правилам, закрепленным на законодательном уровне:

• в первой графе указывается порядковый номер, под которым идет эта запись;
• обязательно фиксируется точная дата, когда эта запись была сделана, с указанием числа, месяца и года;
• оформляется сама запись в полном виде, то есть в точной формулировке (например, уволен по собственному желанию в связи с переводом или в связи с необходимостью ухаживать за ребенком-инвалидом);
• все это подтверждается соответствующим приказом или каким-либо другим документом (например, распоряжением), где указана точная дата;
• заверяется такая запись об увольнении по собственному желанию печатью предприятия и личными подписями, как работодателя, так и работника;
• сокращения не допускаются.

Следует помнить, что при указании причины увольнения работника по собственному желанию прописывается и нормативный законодательный акт – статья Трудового кодекса нашего государства, ее номер, пункт или подпункт. Это делают через запятую, не нарушая смысловой целостности предложения.

Кадровому работнику нельзя допускать ошибок при внесении этой записи об увольнении сотрудника по собственному желанию. В обратном случае последует дополнительная, предусмотренная законом процедура, которая позволит исправить запись об увольнении в трудовой на законных основаниях – отметка ни в коем случае не зачеркивается, а руководство пишет соответствующий приказ, заверенный печатью предприятия и подписью работника. Формулировка для следующей отметки будет такой: «запись № (порядковый) является недействительной», а через запятую нужно указать реквизиты приказа об исправлении ошибочной отметки в трудовой.

Правила и пример заполнения трудовых книжек: советы кадровикам

Boss-Consult > Работодателю > Кадры > Инструкция по заполнению трудовой книжки: образец

Трудовые книжки очень важно вести для каждого человека — это правило обязана соблюдать каждая компания, у которой в подчинении есть сотрудники, и данная норма прописала в Трудовом Кодексе РФ. Особенности заполнения трудовой книжки обычно возлагаются на кадровый отдел, но и иногда и сам руководитель, главный бухгалтер делают это. Обычно у человека одна трудовая книжка, которая находится в предприятии на момент работы человека в нем.

Если человек уходит на другое место работы, то трудовая книжка отправляется вместе с ним: заполнение трудовой книжки должно носить одинаковый характер, должен поддерживаться единый стиль. Именно для этого существуют нормы. В нашей статье мы рассмотрим правильное заполнение трудовой книжки.

Имеется перечень правил, которым необходимо следовать, приступая к заполнению трудовой книжки:

1. Что касается дат, то они быть строго всегда написаны арабскими цифрами: число и месяц указываются в двухзначном значении, год — четырьмя знаками, такие записи дат касаются абсолютно всех разделов трудовой книжки. К примеру, если сотрудника взяли на работу 6 марта 2015 года, то в трудовой книжке стоит — 06.03.2015;
2. К чернилам или ручкам предъявляются следующие требования: они должны быть гелевыми или перьевыми, также допускается, что это ручка-роллер, шариковая ручка или световодостойкие чернила. Причем цвет этих пишущих предметов должен быть черным, синим или фиолетовым и никаким другим;
3. В записях нельзя допускать сокращения предложений и слов: все записи делаются очень аккуратно, без помарок и зачеркиваний, без использования «замазок»-штрихов. Слова сокращать нельзя никаким образом;
4. Нужно четко давать себе отчет в том, какие сведения будут значится в трудовой книжке, поэтому туда вносятся только: данные о работнике, о выполняемой им работе или о его должности, переводе на другую постоянную работу, об увольнении и о причине увольнения (к примеру, часто пишется словосочетание «по собственному желанию»), указываются сведения о наградах, призах во время работы и т. д. Если за сотрудником замечены нарушения его обязательств, то во врем заполнения трудовой книжки при увольнении они не пишутся, указывается только причина увольнения (если она весомая);
5. Нормы оформления трудовой книжки гласят о том, что все записи должны делаться государственным языком РФ, а на территории республики, входящей в состав РФ, то на языке данной республики;
6. Все записи в книжке делаются только на основании соответствующего приказа или распоряжения со стороны руководства компании (это касается каждой информации о сотруднике);
7. Если работник ходит на работу в компанию свыше пяти дней, то у него должна появиться соответствующая запись в трудовой книжке о том, что он тут работает — это касается тех случаев, если работа для сотрудника является основной. Все записи производятся в трудовой книжке не позднее семи рабочих дней с момента вступления в действие изменений, при увольнении же записи ставятся в тот день, когда человека увольняют;
8. Каждая запись должна производиться по порядку, занимать свой порядковый номер.

Если в трудовой книжке работника ставится новая пометка, то его необходимо осведомить об этом, а также под пометкой должна стоять его подпись, а также подпись лица, который внес изменения. Подпись владельца трудовой книжки должна стоять под каждой записью, а также на титульном листе.

Как уже упоминалось, ответственность за хранение книжки ложится на работодателя. Он, в свою очередь, может поручить ведение дел другим лицам приказом, разрешающим этому лицу вносить изменения в книжку. Назначать можно не любое лицо, а только то, в обязанности которого по договору входят данные обязанности.

Теперь перейдем непосредственно к практической части — к порядку заполнения трудовой книжки, это будет интересно и работникам и работодателям:

• при заполнении титульного листа трудовой книжки полностью указывается ФИО работника (кстати, титульный лист чаще всего оформляется на первом месте работы). Данные берутся из паспорта или другого удостоверения личности;
• далее ставится дата арабскими цифрами, месяц словами писать не стоит;
• информация об образовании, данные сюда вносятся на основании аттестата или диплома, здесь может стоять пометка: «высшее», «неоконченное высшее», «среднее», «среднее профессиональное»;
• профессия или специальность из документа об образовании;
• ставится дата заполнения, указывается текущая (настоящая) дата, причем тут месяц можно написать словами;
• в соответствующей графе ставится подпись работника;
• ставится подпись лица, оформляющего документ, обычно это бухгалтер;
• все сведения снизу заверяются печатью организации.

Сотрудник, проработавший в компании свыше пяти дней, должен иметь запись об этом в трудовой книжке:

• в графу 3 раздела «Сведения о работе» вносятся данные о месте работы, здесь пишется полное наименование организации (сокращенное — в скобках);
• в графе «№ записи» ставится порядковый номер записи;
• арабскими цифрами указывается дата приема сотрудника на работу;
• на едином уровне с датой ставится пометка о приеме на работу: если человека нанимают в определенное подразделение компании, то ставится его наименование, указывается точное название должности работника;
• в графе 4 ставится номер и дата Приказа о приеме на работу.

Стоит отметить, что записи о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку работника по желанию. Если сотрудник об этом не просит, то необходимости нет. Если работник требует, то запись делается в соответствие со всеми правилами заполнения.

Пример трудового договора найдете здесь .

Информацию об увольнении сотрудника нужно вносить в трудовую книжку своевременно — это очень строгое правило, нарушение которого грозит штрафами для предприятия:

• в графы ставится порядковый номер и дата увольнения;
• в графе 3 нужно указать причину увольнения, сделав ссылку на статью Трудового Кодекса, в соответствии с которой произошел факт увольнения;
• в графе 4 — № приказа, по которому произошло увольнение;
• запись подытоживается подписью сотрудника и заверяется печатью организации, как и все записи до этого.

Если в данной документе была допущена ошибка записи, что случается очень часто или, по крайней мере, имеет место быть, то необходимо ее правильно исправить.

И не стоить спешить и зачеркивать записи, так как такой прием заполнения трудовой книжки общие правила запрещают. Поэтому единственный и верный вариант — это признать запись недействительной. Следом же — сделать новую, верную запись.

В интернете имеется множество фотографий, повествующих о том, как правильно вносить изменения в трудовой книжке в каждом отдельном случае.

Образец заполнения трудовой книжки:

Стоит помнить о том, что трудовая книжка является документом строгой отчетности. в ней хранится информация о стаже работника и о его трудовой деятельности за весь период работы. Именно поэтому все правила заполнения строго регламентируются Законом. Необходимо внимательно изучать правила, и только потом делать соответствующую пометку.

Внимание! В связи с последними изменениями в законодательстве, юридическая информация в данной статьей могла устареть! Наш юрист может бесплатно Вас проконсультировать — напишите вопрос в форме ниже: